Effectieve onboarding leidt tot sterkere retentie, hogere betrokkenheid en betere prestaties van medewerkers. Om deze resultaten te bereiken, is een goed onboarding programma van groot belang. Pas de 7 C's van onboarding toe en creëer jouw eigen unieke onboarding.
De 6 C's (+1) uitgelegd
Talya Bauer ontwikkelde meer dan tien jaar geleden het bekende onboarding 4C-framework. Sindsdien zijn er nog 2 bouwstenen bijgekomen, wat leidde tot de volgende 6 C's: Compliance, Clarification, Culture, Connection, Confidence en Checkback.
Volgens Bauer is elk van de 6 C's een essentieel onderdeel van het onboarding proces van werknemers. Om jouw onboarding proces die 'wow' factor te geven, voegde Appical een extra 'C' toe: Creativiteit.
In deze reeks blogs gaan we dieper in op elk van 7 C's: wat is het, waarom is deze 'C' zo belangrijk en hoe integreer je hem in je (online) onboarding programma? We beginnen met Compliance. Bekijk onze whitepaper voor een samenvatting van alle 7 C's!
Wat betekent 'Compliance'?
Compliance - ook wel: beleid en regels - behoort tot de basis van elk onboarding proces. Het gaat hierbij om de taken die nodig (en vaak verplicht) zijn om iedere medewerker aan het werk te krijgen. Met andere woorden: het is de basis van je onboarding programma. Denk aan het loonheffingsformulier en de contactgegevens van de werknemer. Evenals het voorbereiden van de laptop, telefoon en benodigde accounts.
Waarom is 'Compliance' belangrijk?
De meeste bedrijven zorgen dat ze compliance in orde hebben wanneer een nieuwe collega start. Het niet op orde hebben van basiszaken kan juridische en veiligheidsimplicaties hebben. Denk bijvoorbeeld aan de geheimhoudingseisen of veiligheidsvoorschriften op de werkvloer.
Dit is zelfs nog belangrijker wanneer je te maken hebt met werknemers uit het buitenland. Het hangt er bijvoorbeeld vanaf waar de nieuwe werknemer werkt: vanuit hetzelfde land of remote in het buitenland. Maar het maakt ook verschil of iemand uit een EU-land komt of niet.
Let wel op: compliance zet ook de toon voor de nieuwe medewerker. Is jouw nieuwe medewerker nog steeds gemotiveerd als hij zijn taken de eerste 3 weken niet kan uitvoeren door het ontbreken van belangrijke software of inloggegevens?
Hoe implementeer je 'Compliance’ in je onboarding programma?
Begin bij de basis: het invullen van al het benodigde papierwerk, zoals het arbeidscontract en de aangifte loonheffingen. Laat werknemers het bedrijfsbeleid ondertekenen. Stel ook de identiteit van uw nieuwe medewerker vast (vraag om legitimatie) en neem deze op in de loonlijst.
Zorg ervoor dat je de nieuwe medewerker op de hoogte stelt van belangrijk beleid, regels en voorschriften. Geef hen ook informatie met uitleg over de opties van het secundair arbeidsplan (bijv. pensioen, betaald verlof, overwerkvergoeding, reiskostenvergoeding en bedrijfsvoordelen). Dit is niet alleen belangrijk voor de nieuwe werknemer, maar in sommige gevallen zelfs verplicht.
Vink de vereiste opleiding af. In de meeste bedrijven is een bepaalde opleiding vereist voor nieuwe medewerkers. Bijvoorbeeld trainingen over omgaan met persoonsgegevens, veiligheid op de werkvloer of gespecialiseerde trainingen voor bepaalde beroepen.
"De gemiddelde onboarding ervaring voor nieuwe medewerkers bestaat uit 54 activiteiten" - Sapling
Checklist met activiteiten
Gezien de hoeveelheid informatie die moet worden behandeld, is het handig om een checklist te hebben die alles bevat wat een werknemer wil en moet weten op zijn eerste werkdag.
- Is de laptop klaar?
- Zijn alle inloggegevens geregeld?
- Heb je belangrijk beleid gedeeld?
Houd er rekening mee dat je veel van deze activiteiten al voor de eerste dag kunt laten uitvoeren. Zo wordt de eerste werkdag van een nieuwe medewerker niet volledig besteed aan administratieve taken.
Van papierwerk tot een digitale onboarding tool
Wist je dat 58% van de bedrijven zich tijdens de onboarding uitsluitend concentreert op papierwerk? De nieuwe werknemer moet een berg papierwerk invullen voordat het werk begint. Een digitale tool bespaart alle betrokkenen tijd, geld en moeite en zorgt ervoor dat alle formulieren worden gelezen en ingevuld.
De taken en achtergrondinformatie kun je alvast (in de preboarding fase) delen. Hierdoor kunnen de medewerkers thuis al het benodigde papierwerk invullen voordat ze beginnen. Gebruik bijvoorbeeld een tool als DocuSign voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een digitale onboardingtool helpt ook bij het opleiden van werknemers die vanuit huis - of een andere werkplek - beginnen.
Best practices
Instructievideo's Eurofins
Eurofins Clinical Diagnostics deelde hun werkinstructies via verschillende technische video's: hoe gebruik je een pipet en hoe werkt de PCR-machine? Veel nieuwe medewerkers vonden dat makkelijker te verwerken dan teksten. Leuk weetje: in plaats van acteurs gebruikte Eurofins eigen medewerkers in de instructievideo's en foto's. Leuk en nuttig!
HR Forms in Appical platform
Een van onze favoriete functies is 'HR Forms'. Hiermee kun je heel eenvoudig allerlei informatie over de werknemer ophalen, zoals persoonlijke gegevens, bankgegevens, ID-bewijs en noodcontacten. De nieuwe werknemer vult deze gegevens in voordat hij in dienst treedt en vervolgens kan het bedrijf het aannameproces verder afronden. Je hoeft het niet langer op papier of per post te doen.
Zo, dat was het, onze blog over compliance! Binnenkort volgen er meer blogs over de 7C's, dus houd onze website en onze socials goed in de gaten!
