9 Lessen uit de Appical Rondetafelsessies 2021

In 2022 gaan we fris van start met een nieuwe reeks Appical rondetafelgesprekken, maar eerst blikken we terug op de 9 belangrijkste learnings uit onze rondetafelsessies van vorig jaar. 

In 2021 hebben we maar liefst 22 rondetafelgesprekken met klanten georganiseerd, in het Nederlands én Engels. Deze gesprekken, gehost door onze senior Customer Success Manager Victor Romijn, gingen over een grote verscheidenheid aan onderwerpen: van betrokkenheid van managers tot tips voor wereldwijde onboarding tot de creatieve gebruiksmogelijkheden van het Appical platform. We lichten hieronder de 9 belangrijkste lessen uit.

> Ben jij ook aanwezig bij de volgende rondetafel? Meld je aan

1. Goede onboarding heeft goede KPI’s nodig

Net zoals je doelen of key performance indicators (KPI's) vaststelt voor je sales- of klantgerichte teams, heeft je onboarding programma die ook nodig! En het mooie hiervan? De mijlpalen die je voor je nieuwe medewerkers vaststelt, kunnen direct worden vertaald naar de KPI's van je team. Dit geeft jou en je team meer mogelijkheden om de voortgang te volgen en betere beslissingen te nemen. 

Maar ook je nieuwe medewerkers profiteren van vastgestelde KPI’s. Deelnemers aan onze rondetafelgesprekken ontdekten dat het vaststellen van onboarding KPI's voor hun nieuwe medewerkers hen 3-5% productiever maakt in een vroeg stadium, kijkend naar de volledige levenscyclus van de werknemer (zie de grafiek hieronder). Bekijk de onderstaande grafiek om te zien hoe goede KPI's ervoor zorgen dat je nieuwe talent sneller volledig bijdraagt aan de organisatie.

2. Verbind screening en onboarding voor de beste kandidaatervaring

Hebben werknemers toegang tot gevoelige informatie of grote bedragen, dan is screening nodig. Afhankelijk van de vereiste intensiteit pas je een licht, gemiddeld of zwaar screeningsniveau toe. Hoewel screening meestal plaatsvindt in de wervingsfase en dus de verantwoordelijkheid van de recruiter is, worden werknemers met een hoog of gemiddeld screeningsniveau vaak opnieuw gescreend. Conclusie? Wil je de hoogste gebruiksvriendelijkheid voor nieuwe en bestaande werknemers garanderen, dan is het aan te raden om screening en onboarding op één plaats te integreren.  

3. Denk globaal, handel lokaal

Voor veel internationale bedrijven is de grootste uitdaging binnen onboarding de balans tussen het bieden van lokaal relevante informatie en het behandelen van de wereldwijde bedrijfsaspecten zoals geschiedenis, cultuur, visie of missie. De oplossing? Denk globaal, maar handel lokaal bij het afwegen van de inhoud van je inwerkprogramma. Maar hoe ‘handel je glokaal’? Onze klanten gebruiken groepen, stellen aangepaste tags in en stellen gestroomlijnde checklists op voor elke nieuwe medewerker. Op die manier ontvangt elk talent alleen de informatie die voor hem of haar relevant is. Of het nu gaat om de locatie van de printers of een overzicht van de geschiedenis van het bedrijf.

4. Mensen verlaten geen bedrijf, ze verlaten een manager die hen niet ondersteunt

Het is geen geheim dat actieve betrokkenheid van een manager een belangrijk ingrediënt voor een succesvol onboarding proces is. Checklists, templates, intranetpagina's of cursussen op locatie - de lijst van HR-ondersteunende tools voor managers is lang. Maar omdat de aandacht van een manager voor onboarding steeds verder afneemt, landt de ondersteuning het beste op momenten die voor de manager relevant zijn. Onze takeaway: gebruik workflows, stel reminders in en installeer een manager toolkit om je managers al vroeg in het proces te ondersteunen en te betrekken bij de onboarding.

5. Werknemers op de werkvloer hebben ook een gepersonaliseerde onboarding nodig

Nu de gesprekken over onboarding in een hybride werkomgeving steeds intensiever worden, mag één groep niet worden vergeten: werknemers die geen kantoorbaan hebben. Hoewel zij vaak nog op locatie moeten werken, vindt hun onboarding steeds vaker online plaats. Hoe bereid je iemand digitaal voor op een baan op locatie? Focus nog meer op het verzamelen van persoonlijke feedback, zorg voor een aantrekkelijke mix van tekst, afbeeldingen, video's en quizzen en zorg ervoor dat je lijnmanagers vanaf dag 1 getraind zijn om medewerkers erbij te betrekken en te motiveren. Dit heeft een aantal klanten geholpen om hun tijd tot productiviteit met meer dan 60% te verminderen.

6. Wees creatief bij het vullen van je onboarding app

In een van onze rondetafelsessies bediscussieerden we creatieve manieren waarop je het onboarding platform van Appical kunt vullen. De winnaar? Een organisatie die onze glossary-functionaliteit op een heel innovatieve manier gebruikt. Normaalgesproken gebruik je deze functionaliteit als (woorden)lijst met termen en uitdrukkingen om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met het kantoorjargon. Dit bedrijf realiseerde zich dat nieuwe medewerkers meer gebruikmaken van de glossary als deze is gevuld met visuele content, zoals kantoorplattegronden. Goed idee!

7. Hybride onboarding in de gezondheidszorg, zó doe je dat!

Hoewel het een van de belangrijkste sectoren is in een door COVID getroffen 2021, worstelen veel ziekenhuizen met de combinatie van virtuele en fysieke componenten in hun onboarding programma's. Een van onze klanten deelde tijdens een rondetafelsessie een geweldige oplossing: organiseer een speurtocht op locatie die wordt begeleid via de virtuele onboarding app. Op die manier krijgen nieuwe medewerkers een blended leerervaring en begeleidt hun virtuele vriend in de preboardingfase (de Appical app) hen op de eerste dag op locatie. 

8. Gebruik data in onboarding 

Zelfs als je al een prijswinnend onboarding programma hebt, blijf je ontwikkelen. Uit een discussie tijdens een rondetafelsessie kwam dezelfde conclusie: succesvolle onboarding processen besteden continu aandacht aan veranderende wensen en eisen vanuit nieuwe medewerkers. Zeker in een wereld met corona - en daardoor nieuwe ontwikkelingen en regels - is de data die je verzamelt tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers erg waardevol. De les? Vind een goede manier om de data op elk moment weer te geven en te gebruiken. En wees niet bang om op basis van je inzichten verbeteringen door te voeren. Je nieuwe collega’s zullen je dankbaar zijn.

9. Toon je employer brand in Appical

Onboarding is na het recruitmentproces de eerste interactie van je nieuwe medewerker met je organisatie. Daarom is het een belangrijk onderdeel van het formuleren en overbrengen van je employer brand. Hoe kun je daarin een stapje extra zetten? Zorg dat alle visuele opties (lettertype, kleur, afbeeldingen en video’s) op elkaar zijn afgestemd en dat de copy in alle hoofdstukken dezelfde tone of voice heeft. Een tip voor grotere organisaties met dochterondernemingen: gebruik persona’s (vraag je marketing team hiernaar) die het eenvoudiger maken om na te denken over de verschillende doelgroepen.

Nog een laatste tip: wijs een ‘hoofdredacteur’ aan die de tone of voice bewaakt en de inhoud van de afzonderlijke afdelingen op elkaar afstemt.

Deelnemen aan een rondetafelsessie? Bekijk het overzicht van rondetafelsessies in 2022.

Geef nieuwe medewerkers een onvergetelijke onboarding

Hoe werk je richting het ultieme onboarding programma voor nieuwe medewerkers? Ontdek in dit eBoek wat onboarding is en waarom het belangrijk is voor je organisatie om nieuwe medewerkers een goede onboarding te geven. Download het eBoek nu!

Onboarding new employees NL

Maak de stap naar digitale onboarding.

Ontdek hoe ons platform jou kan helpen in de transitie.