5 minuten lezen

9x dit hebben we geleerd tijdens Onboard Amsterdam 2021

Wat hebben we een fantastische tijd gehad op Onboard Amsterdam 2021, samen met 300 mensen op locatie en online! Het was een dag vol inspirerende presentaties, netwerksessies en levendige discussies. Onze sprekers van GGD Utrecht, Eurofins, Radboudumc, Deutsche Telekom, New10 en Appical deelden hun kennis en best practices over preboarding, onboarding, inwerken op afstand en natuurlijk hybride onboarding. Heb jij het evenement gemist? Geen zorgen! We hebben de presentaties samengevat in 9 learnings.

> Recordings bekijken? Check ze hier.

1. Maak je onboarding proces klaar voor het hybride werken

Het thema van de dag was ‘Rethinking employee onboarding in the hybrid workspace’. Natuurlijk konden we het publiek niet laten vertrekken zonder onze kennis op het gebied van hybride onboarding te delen. Peter Straatsma, CCO bij Appical, deelde 5 stappen om je huidige onboarding programma te transformeren om te voldoen aan de nieuwe eisen die het hybride werken met zich meebrengt. Een van de belangrijkste lessen daaruit, is het gebruiken van een bottom-up aanpak. Zoek uit wat jouw medewerkers willen, verdiep je in de beste voorbeelden uit de praktijk en praat met werkgeversorganisaties. Creëer vervolgens een nieuw hybride werkbeleid en bepaal waar de gaten zitten in je huidige onboarding programma. Verbeter, lanceer en blijf je aanpassen aan nieuwe situaties.

2. Speel een potje bingo

De winnaar van Onboard Amsterdam 2021 was… de goede, oude bingokaart. Marleene van der Grient (New10) deelde dit onboarding idee met het publiek, en onze bezoekers raakten er niet over uitgepraat. Deze start-up voegde een spelelement toe aan hun onboarding proces met een bingokaart vol opdrachten om de nieuwe medewerker een echte New10'er te maken. Wat voor opdrachten dit zijn? Houd je eerste nerfgun-gevecht, bezoek de onboarding kennisbijeenkomsten en laat een polaroidfoto op kantoor maken. "Als je bingokaart vol is, kun je hem ophangen aan de muur op kantoor en ben je volledig geïntegreerd met New10." Bingo!

3. Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar maken? Ga preboarden!

Als je wilt dat nieuwe medewerkers sneller hun volledige potentieel bereiken en al vroeg in hun loopbaan betrokken zijn bij de organisatie, biedt preboarding de oplossing. Terwijl Eurofins in slechts 9 weken tijd een Hoog Volume Laboratorium bouwde, moesten ze ook veel mensen aannemen om het enorme aantal monsters te verwerken. Door hun nieuwe werknemers op afstand te preboarden voor een baan op locatie, waren ze in een mum van tijd inzetbaar. En het bespaarde ook recruitment-tijd, omdat het verloop sterk werd verminderd. Hoe ze dit deden? Eurofins maakte instructievideo's over de werkprocessen en creëerde een virtuele rondleiding door het kantoor en het laboratorium. Zo voelde de eerste dag een stuk minder als de eerste dag. 

4. Zet de tv aan

Wacht, wat? Zei je nou net dat ik de televisie aan moest zetten? Ja! Ik zal het uitleggen. Onze sprekers Gerrit-Jan Mulder en Nienke Stiphout (Radboudumc) gebruiken het format van de voormalige talkshow 'De Wereld Draait Door' in hun onboarding programma om nieuwe medewerkers aan zich te binden. Hoe? Ze nodigen een bestuurslid uit aan tafel en vragen een van de nieuwe medewerkers om de co-host te zijn. En ze lieten ons zien hoe je dit doet op het podium door van hun presentatie een talkshow te maken. Heel creatief! 

Eurofins' HR-manager Jennifer van Valkenhoef liet zich bovendien inspireren door het televisieprogramma 'Sons of Anarchy'. Het viel haar op dat sommige mannen uit de motorbende patches op hun bikerjacks hadden met titels als 'President' of 'First 9'. Dit laatste label verwijst naar de eerste negen mannen die zich bij de bende hebben aangesloten. Net als de eerste 25 nieuwe medewerkers bij Eurofins’ nieuwe laboratorium kwamen werken en alles zelf moesten uitvinden. Het resultaat? Jennifer gaf haar eerste medewerkers een speciale 'first 25' button om op hun labjas te spelden.

5. Spreid je inwerkperiode uit over een langere periode

Waarom maar één introductiedag, als je er ook twee of drie, of zelfs meer kunt houden? Bij New10 hebben ze zelfs een hele introductiemaand. Waarom? Door taken en content te spreiden, geef je je nieuwe werknemers de tijd die ze nodig hebben om alle nieuwe informatie tot zich te nemen. En geef je hen daarnaast de ruimte om in alle rust de organisatie te leren kennen en zich er thuis te voelen. Zorg er dus voor dat onboarding een ervaring is en niet een eenmalige gebeurtenis. Dit geeft je bovendien de tijd om leuke activiteiten te organiseren. De introductiemaand kan een mooie hybride ervaring worden door in-person evenementen te combineren met relevante informatie via de app.

6. Standaardiseer, maar wel met een persoonlijke touch

Wat te doen als je wereldwijd je onboarding proces wilt verbeteren? "Digitaliseren, digitaliseren, digitaliseren", aldus Tim Höttges, Chief Executive Officer van Deutsche Telekom. Waarom? Omdat je tijd en geld bespaart door materiaal eenmalig te creëren. Maar wat Adrian Debbeler, Product Owner Onboarding bij Deutsche Telekom, ons ook leerde: dring niet aan op slechts één proces. De menselijke maat is net zo belangrijk. Zeker als je werkt met verschillende merken, IT-systemen, landen en talen. Standaardiseer dus, maar pas aan waar nodig: op cultuur-, afdelings- of rolniveau. Hoe Deutsche Telekom dat doet? Bijvoorbeeld met een virtueel onboarding event voor medewerkers wereldwijd om met elkaar te netwerken.

7. Omarm de diversiteit in je organisatie

Of je al een inclusief beleid hebt of niet, zorg ervoor dat je de verschillende achtergronden in je team omarmt. Toen GGD Utrecht snel moest opschalen om in te spelen op de eisen van een wereld in crisis - moesten ze ook inspelen op de grote hoeveelheid aan mensen met verschillende achtergronden. De aanwas van medewerkers bestond uit studenten, gepensioneerden en mensen met verschillende culturele achtergronden. GGD Utrecht besteedde aandacht aan de eisen en behoeften van alle verschillende achtergronden, door medewerkers de optie te geven 'genderneutraal' te kiezen op de certificaten die ze ontvingen, en door niet alleen Koningsdag of Pasen te vieren, maar ook andere culturele feestdagen, zoals Eid Al Fitr. In de woorden van Erna Jansen en Maaike Schaap: “When life gives you lemons, make lemonade.”

8. Laat je medewerkers het onboarding proces vormgeven

Toen Jennifer van Valkenhoef bij Eurofins begon, was er nog geen inwerkproces voor de eerste medewerkers. Sterker nog, er was zelfs nog niet eens een laboratorium. De nieuwkomers moesten daarom niet alleen zichzelf onboarden, maar stelden ook direct het onboarding programma voor degenen na hen samen. Bovendien speelden zij de hoofdrol in de introductievideo's die beschikbaar waren voor de volgende medewerkers. Ook als je wel al een onboarding traject hebt, betrek je je medewerkers eenvoudig bij het inwerkproces. Vraag je nieuwe medewerkers wat ze van hun onboarding vinden en gebruik hun feedback om verbeteringen door te voeren. Wil je slingers in de kantine voor de sfeer? Dat kan! Zout en peper in de keuken? Geregeld!

9. Verzamel data en verbeter

Over feedback gesproken: verzamel altijd data om je onboarding programma te verbeteren. "Zonder data ben je gewoon een persoon met een mening", aldus Marleene van der Grient (New10). Een datagedreven aanpak zorgt ervoor dat je onderbouwde beslissingen neemt, en je kunt de data gebruiken in discussies met stakeholders. Verzamel data tijdens het gehele onboarding proces. Vraag je medewerkers naar hun mening over het huidige onboarding programma via diepte-interviews, workshops of een gap-analyse. Gebruik deze feedback vervolgens om het onboarding proces te verbeteren en vraag nieuwe medewerkers daarna ook hun feedback te geven. Met een digitaal platform is het nog makkelijker om gegevens te verzamelen, analyseren en content daarna aan te passen. Ontwikkel, lanceer, evalueer, verbeter en herhaal! 

Meer leren? Neem deel aan ons virtueel event ‘5 steps to transform your hybrid onboarding strategy’ op 2 december.

Geef nieuwe medewerkers een onvergetelijke onboarding

Hoe werk je richting het ultieme onboarding programma voor nieuwe medewerkers? Ontdek in dit eBoek wat onboarding is en waarom het belangrijk is voor je organisatie om nieuwe medewerkers een goede onboarding te geven. Download het eBoek nu!

Onboarding new employees NL

Maak de stap naar digitale onboarding.

Ontdek hoe ons platform jou kan helpen in de transitie.