Appical in tijden van crisis: Hoe houd je collega’s goed op de hoogte?

De coronacrisis... Het kwam onverwacht, voor iedereen. Weinig organisaties waren er op voorbereid om thuis te gaan werken, om nog maar te zwijgen van alle tijdelijke werknemers, in bijvoorbeeld de hospitality branche, die nu helemaal geen werk hebben. Ook bij de vitale beroepen is het werk compleet anders dan normaal. Hoe dan ook, het raakt ons allemaal.

Vanuit Appical, als hr tech-bedrijf, zijn we gewend om veel op afstand te werken. Met collega’s uit meer dan tien landen en werkend in Nederland, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Israël en de Verenigde Staten zijn we al gewend om gebruik te maken van  digitale communicatiemiddelen als Slack, Mail, en Video calls. Wij kunnen daarom relatief eenvoudig vanuit huis verder werken. Maar tevens merkten wij dat dit niet voor iedereen vanzelfsprekend was.

Daarom hebben wij nagedacht: hoe kunnen we ons steentje bijdragen?

Zo kwamen we op het idee van de “Blijf op de hoogte” course. Een aparte verhaallijn die onze klanten in kunnen zetten om hun medewerkers op de hoogte te houden over alles rondom het coronavirus. Omdat elke organisatie zijn eigen informatie heeft, kun je hem helemaal naar eigen wens invullen. Maar om je vast op weg te helpen hebben wij de course standaard gevuld met enkele voorbeelden en reminders van onderwerpen waar je over kunt spreken.

Je kunt je bedenken dat bijvoorbeeld regels uit de zorg minder toepasbaar zijn op werknemers in de offshore. Zo kun je de app aanvullen met een videoboodschap van de CEO, vlogs van collega’s zoals bijvoorbeeld HR en andere belangrijke content die betrekking heeft op de huidige situatie. Het belangrijkste hierin is dat je op een makkelijke en laagdrempelige manier kunt communiceren met alle collega’s, vanuit het oogpunt van de eigen organisatie. Voorbeelden vanuit Appical zijn gebaseerd op de World Health Organisation en het RIVM.

Met dit idee zijn we naar onze klanten gestapt (online en via de telefoon uiteraard ;)). Het vervolg is dat de klanten die de app willen gebruiken, deze in hun omgeving krijgen, hem aan kunnen passen en daarna voor een bepaalde periode kunnen uitgeven onder hun bestaande medewerkers. Iedere medewerker van de organisatie mag de app downloaden en gratis gebruiken. De eerste klanten zijn live met de “Blijf op de hoogte” app, mooi om te zien hoe klanten meteen actief aan de slag zijn gegaan met dit initiatief.

De reacties van de medewerkers van deze organisaties zijn om over naar huis te schrijven: iedereen vindt het fijn dat ze zowel op hun telefoon als op hun computer dezelfde informatie kunnen terugvinden. Daarnaast is het voor de beheerders, die aan de achterkant van de app werken, prettig om alles op 1 plek te kunnen aanpassen. De maatregelen, situaties en informatie verandert immers met de dag.

Heb je ook andere informatie platformen zoals intranet? Geen probleem, plaats een linkje hiervan in de app om door te verwijzen en informatie niet dubbel bij te hoeven werken.

Blijf in contact en wees creatief

Buiten deze vaste plek voor informatie, is het ook mogelijk voor de beheerders om push notificaties uit te sturen. Zo kun je een notificatie sturen wanneer er informatie is toegevoegd  of gewijzigd, maar ook om je collega’s een hart onder de riem te steken. Hoe leuk is het als ze tijdens het werken een berichtje op hun telefoon krijgen waarin je ze bijvoorbeeld in de ochtend veel succes & gezondheid toe wenst of ze aan het eind van de dag bedankt voor hun inzet, in deze onzekere tijd.

Ook aanwezig in de app: een duidelijke FAQ en een People Finder. Alle kleine beetjes helpen om ervoor te zorgen dat iedere medewerker weet waar hij aan toe is of welke contactpersonen er zijn.

We zijn er voorlopig nog niet...

Naast dit mooie initiatief zijn we er ons ook van bewust dat de toekomst er wellicht anders uit zal zien dan we gewend zijn. Er zullen ongetwijfeld nieuwe medewerkers zijn die hun eerste week thuis doorbrengen, zonder collega’s om ze door het pand te leiden of zonder teamlunch op de eerste dag. Ook voor deze mensen helpen we onze klanten met advies over hoe ze die, samen met de reguliere app, goed kunnen informeren en verwelkomen op afstand.

Wil je meer weten over remote onboarding? Lees dan onze blog met 7 tips om je remote onboarding te verbeteren, check onze socials of onze website.

De coronacrisis is voorlopig nog niet voorbij, dat beseffen wij ons maar al te goed. Vanuit Appical zullen wij dan ook continu met elkaar in overleg blijven over hoe wij onze huidige klanten, maar uiteraard ook toekomstige klanten kunnen ondersteunen in deze tijd. Zo zijn wij al druk bezig het ontwikkelen van een nieuwe versie van de onboarding app, waarbij nieuwe klanten supersnel kunnen starten. Er zal bijvoorbeeld nu in de zorg veel extra personeel worden aangenomen en dan is er geen tijd voor een uitgebreide implementatie en onboarding, maar helemaal geen onboarding is natuurlijk ook geen optie. Meer informatie hierover volgt snel!

Heb je interesse in het gebruik van onze “Blijf op de hoogte” app of heb je nog andere ideeën, suggesties of ervaringen? Laat het ons dan vooral weten, want in deze tijd moeten we nog meer samenwerken (uiteraard op veilige afstand)!