In veel gevallen gaat het bij het opzetten van een nieuw inwerkprogramma in eerste instantie nog om het creëren van een welkomstgevoel of het versterken van het ‘employer brand’, maar als je écht verschil wilt maken bij je nieuwe collega’s dan is het belangrijk om verder te kijken dan een ‘gevoel’ en HR data / HR analytics te betrekken in dit proces. Voor dit blog werkte ik samen met Suzanne de Bruijne, onze Customer Success Manager.
Hoe? Ik heb vijf manieren voor je op een rijtje gezet om hier zo snel mogelijk mee aan de slag te gaan!
-
Stel een meetbaar doel om naartoe te werken
Definieer voor jezelf wanneer het inwerkprogramma een succes is en maak dit meetbaar. Probeer echt te kijken naar het uiteindelijke resultaat dat je ermee wilt bereiken, welk probleem wil je oplossen? Een voorbeeld hiervan kan zijn dat je het verloop in de eerste zes maanden wilt terug dingen met 20% binnen twee jaar. Dan is het belangrijk om een nulpunt te pakken, en het verloop te blijven meten gedurende het nieuwe inwerkprogramma over twee jaar. Is je doel misschien nog wat te ver weg of vooruitstrevend? Probeer het dan te vertalen in subdoelen die daar uiteindelijk aan bijdragen.
-
Bepaal van te voren op welke data je wilt sturen (KPI’s)
Nadat je voor jezelf een einddoel hebt gesteld is het belangrijk om te bepalen wat voor data iets zegt over het behalen van dat doel. Uiteraard dient die data meetbaar te zijn, of meetbaar te maken zijn. Heb je bijvoorbeeld als einddoel dat binnen een jaar elke nieuwe collega consequent dezelfde informatie tot zich krijgt? Dan is het belangrijk om te meten dat elke nieuwe collega ook daadwerkelijk het inwerkprogramma volledig doorloopt en bijvoorbeeld een voldoende score haalt op toetsopdrachten. Dat zijn dan de KPI’s die bijdragen aan het uiteindelijke doel.
-
Bepaal het doel en data behoefte voordat je het nieuwe inwerkprogramma gaat implementeren
Het is belangrijk om van te voren te bepalen wat er met het nieuwe inwerkprogramma bereikt moet worden en wat er dan gemeten zou moeten worden. Dan is het ook makkelijker om deze op de juiste manier in te richten en focus aan te brengen. In plaats van achteraf terugredeneren als het programma al staat, grote kans dat je er dan toch niet uit kan halen wat je zou willen.
-
Verzamel kwantitatieve feedback gedurende de ‘new hire / employee journey’
Bekijk je employee journey (of maak deze eerst). Plot er daarna de feedbackmomenten in. Het is super interessant om te zien hoe een nieuwe collega zich gedurende de inwerkperiode ontwikkelt en voelt. Dit kan je meetbaar maken door op verschillende momenten in tijd om (kwantitatieve) feedback te vragen. Wanneer mensen afwijken van het ‘gemiddelde’ patroon is het belangrijk om proactief in te checken bij hem/haar of de betreffende leidinggevende. Daarnaast is de feedback ook heel belangrijk om het inwerkprogramma continue te blijven verbeteren en aan te scherpen
-
Koppel inwerk-resultaten terug naar betrokken stakeholders
Centraal data verzamelen over het inwerken van nieuwe collega’s is een goede eerste stap, maar dat krijgt pas waarde als het ook gedeeld wordt met de betrokken stakeholders (bijv. leidinggevenden) zodat er ook op geacteerd kan worden. Bovendien zorgt het ook voor draagvlak in de organisatie. Zorg dus dat je een modus vindt voor het delen van de data, en zorg je dat de data die je deelt relevant is voor de betreffende stakeholders. Zo zal de directie vooral hoog-over willen weten hoe het gaat (bijvoorbeeld gemiddelde feedback cijfers, aantallen nieuwe collega's die het programma hebben doorlopen, gemiddelde scores etc.), en is het voor de leidinggevenden veel relevanter om in te zoomen op de nieuwe collega’s. In het laatste geval zou dit ook input kunnen zijn voor de evaluatiegesprekken die plaatsvinden. Let op; als dat laatste het geval is, is het ook belangrijk om de nieuwe medewerker van te voren goed te informeren over het doel van de data die ze afgeven. Bij grote verschillen in inwerk-resultaten tussen leidinggevenden is het belangrijke sturingsinformatie vanuit HR naar de betreffende leidinggevende toe om zijn/haar proces te verbeteren.
Het gebruik van een online inwerkplatfom zoals Appicalnow maakt het mogelijk om HR analytics in te zetten ter verbetering van het inwerkproces. Gebruik je de data die daaruit voorkomt op een proactieve manier zoals hierboven omschreven, dan creëer je strategische waarde met een inwerkprogramma en open je de eerder genoemde ‘black box’.
