De 7 C’s van Onboarding: Hoe pas je ‘Checkback’ toe?

De 7 C's van onboarding

Checkback is de nieuwste toevoeging aan de 6 C's van onboarding. Dit is een raamwerk dat Talya Bauer een paar jaar geleden heeft ontwikkeld. Elk van de 6 C's is een essentieel onderdeel van het onboardingproces van medewerkers. Appical voegde een extra C toe aan de mix: Creativiteit.

Benieuwd naar de andere 7 C's van Onboarding? Bekijk onze blogs over:

• Compliance
• Clarification
• Connection
• Culture
• Confidence
• Creativity

Laten we kijken naar Checkback.

Wat is de betekenis van 'Checkback'?

In onze laatste blog over 'Confidence’ hebben we het gehad over het geven van feedback aan je nieuwe medewerker. Maar feedback komt van twee kanten. Zoals de naam al doet vermoeden, verwijst checkback naar de feedback van medewerkers over het onboardingproces. De feedback die nieuwe medewerkers geven over hun ervaring is onwijs nuttig. Dit is de enige manier om erachter te komen of je onboardingprogramma ook echt effectief is.

Waarom is 'Checkback' belangrijk?

Er zijn veel redenen waarom het belangrijk is om bij je nieuwe medewerkers in te checken en hen om feedback te vragen. We lichten er 3 uit:

1. Verbeter je onboardingprogramma
2. Overzie de problemen en los deze snel op
   
3. Verhoog de betrokkenheid van medewerkers

1. Verbeter jouw onboardingprogramma

De enige manier om erachter te komen of jouw onboardingprogramma de gewenste resultaten oplevert, is door dit te checken bij je nieuwe medewerkers.

Begrijp de behoeften van jouw medewerkers

Feedback helpt ons te begrijpen of we op de goede weg zijn of niet. Vooral als het gaat om het helpen van nieuwe medewerkers tijdens de start van hun baan. Zoek uit welke vragen of zorgen nieuwe medewerkers hebben en en zorg voor verheldering.

Vind de verbeterpunten in jouw onboardingproces

Werkgevers kunnen veel van nieuwe medewerkers leren. Bijvoorbeeld over de onboarding: is er extra training nodig en is er voldoende ondersteuning gedurende het hele traject?

Maak de onboarding beter voor toekomstige werknemers

Met deze informatie kun je het onboardingproces direct verbeteren! Door feedback van nieuwe werknemers te verzamelen, kun je wijzigingen aanbrengen die de onboarding voor toekomstige medewerkers soepeler en effectiever maakt. Voorbeelden hiervan zijn het verbeteren van de functieomschrijvingen of extra trainingen geven. En natuurlijk ook het completer maken van de onboarding zelf.

2. Overzie de problemen en los deze snel op

Werkgevers moeten nieuwe medewerkers de kans geven om regelmatig feedback te geven. Kijk hoe het met ze gaat, hoe ze zich aanpassen aan hun rol en of ze de onderwerpen beheersen die ze moeten kennen. Dit helpt eventuele problemen te identificeren en aan te pakken, zodat nieuwe medewerkers niet de verkeerde kant op gaan.

Feedback is een geweldige mogelijkheid voor nieuwe medewerkers om hun zorgen te uiten en de steun te krijgen die ze nodig hebben om te slagen in hun rol, en een gewaardeerd teamlid te worden. Wanneer problemen snel worden opgelost, voelen nieuwe werknemers zich gewaardeerd en zullen ze eerder bij het bedrijf blijven, omdat ze kunnen zien dat hun inbreng een verschil maakt.

3. Verhoog de betrokkenheid van medewerkers

Als je wil dat medewerkers betrokken zijn, is luisteren essentieel. Maar volgens onderzoek herinnert slechts 26 procent van de nieuwe werknemers zich dat ze vóór hun startdatum om feedback waren gevraagd over hun onboardingervaring en het wervingsproces.

Laten zien dat je de mening van jouw medewerkers waardeert door naar hen te luisteren, is een goede manier om een ​​positieve werkomgeving te creëren. Hierdoor voelen nieuwe medewerkers zich gerespecteerd en betrokken. Het laat ook zien dat je om hun ervaring geeft en bereid bent om dingen te veranderen.

Het vragen van feedback aan nieuwe medewerkers verbetert de relatie van een bedrijf met medewerkers met 91% - Candidate Experience Global Research Report.

Verbeter de gehele werknemerservaring

Jouw nieuwe medewerker brengt een frisse blik op jouw bedrijf, inclusief de cultuur, organisatie en tradities.

Wat voor huidige collega's zo vanzelfsprekend en gewoon is, kan voor een nieuwe medewerker opvallen - op een goede of slechte manier. Daar kun je van leren en daarmee de employee experience voor iedere medewerker verbeteren.

Hoe pas je ‘Checkback’ toe in je onboarding programma?

Nu je weet hoe belangrijk het is om je nieuwe medewerkers om feedback te vragen, geven we je advies over hoe je dit kunt implementeren in je onboardingprogramma.

Begin met het vragen van feedback vóór de eerste dag

Verhoog je bedrijfsresultaten door niet alleen feedback te vragen over het onboardingtraject, maar ook over het sollicitatieproces.

Door tijdens de preboarding om de feedback van je nieuwe medewerker te vragen, laat je zien dat hun mening ertoe doet en creëer je een omgeving waarin ze het verschil kunnen maken. Dit zorgt voor voortdurende communicatie en betrokkenheid, wat weer belangrijk is voor een hogere retentie.

"Nieuwe teamleden die voorafgaand aan hun startdatum om feedback werden gevraagd, hadden een toename van 79 procent in bereidheid om anderen aan te bevelen" - Kallidus

Voorkom miscommunicatie

Het is belangrijk om bij nieuwe medewerkers na te gaan of de informatie die je hen geeft, duidelijk is. Zo zorg je ervoor dat ze de informatie begrijpen en er ook goed naar kunnen handelen. Dit kan kostbare fouten, verspilde middelen en miscommunicatie voorkomen.

Gebruik bijvoorbeeld interactieve middelen om te bevestigen dat nieuwe medewerkers de kennis en vaardigheden die tijdens het onboardingproces zijn opgedaan, volledig begrijpen. Denk aan een korte quiz om te controleren of de informatie goed is overgekomen.

Tip: overspoel je nieuwe medewerker niet met informatie, maar deel het op in kleinere stukken. Zorg er ook voor dat je nadenkt over wat jouw nieuwe medewerkers echt nodig hebben, in plaats van alleen datgene te noemen wat je graag wilt vertellen.

Verzend een onboarding-enquête

Een van de meest effectieve manieren om feedback van nieuwe medewerkers te verzamelen, is het gebruik van enquêtes. Je kunt deze anoniem verzenden en daardoor meer transparantie verwachten.

Welke vragen kan ik stellen?

Het type vragen dat in de onboarding-enquête kan worden opgenomen, hangt af van de informatie die je van jouw nieuwe medewerker wilt verzamelen. Je kunt vragen stellen over het onboardingproces, de bedrijfscultuur en de ondersteuning die ze krijgen.

Een mooi uitgangspunt zijn de 7 C's van onboarding. Denk bijvoorbeeld aan de volgende vragen:

• Beschik je over voldoende materialen en apparatuur om je werk goed te kunnen doen?
• Heb je voldoende opleiding gekregen om het werk goed uit te voeren?
• Zijn de doelen van de onboarding je duidelijk gemaakt?
• Komen de taken overeen met je ervaring en verwachtingen?
• Voel je je tot nu toe welkom in de organisatie?

Of meer algemene vragen:

• Wat vind je het leukst aan ons onboardingproces?
• Wat vond je het minst leuk aan het onboardingproces?
• Wat kunnen we veranderen of toevoegen om ons onboardingproces te verbeteren?
• Hoe waarschijnlijk is het dat je ons bedrijf zou je aanbevelen bij jouw vrienden of familie (op een schaal van 1-10)?

Plan 1-1 meetings

Naast het verzamelen van feedback uit enquêtes, kun je ook een-op-eengesprekken voeren met nieuwe medewerkers. Hierdoor krijg je een beter inzicht in de ervaring van een nieuwe medewerker. Stel bijvoorbeeld vragen over de algehele ervaring van de nieuwe medewerker. En of de eerste periode matcht met de verwachtingen.

Verzamel ook feedback van andere collega’s

Het onboardingproces beperkt zich niet tot alleen nieuwe medewerkers. Daarom is het van cruciaal belang om ook feedback te verzamelen van andere collega's, zoals HR-medewerkers, buddy’s, managers en teamleden. Vraag naar hun ervaring en hoe je hen beter kunt ondersteunen in hun rol.

Overleg tussen HR-managers en teamleads is van groot belang. Bijvoorbeeld om te bespreken hoe het met de nieuwe werknemer gaat en hoe hij of zij beter kan worden ondersteund. Deze begeleiding helpt de nieuwe medewerker om zich snel aan te passen aan de nieuwe werkplek - en om prestaties te verhogen.

Creëer een open communicatiecultuur

Het creëren van een open cultuur gebaseerd op vertrouwen is essentieel om eerlijke feedback te krijgen. Wanneer werknemers zich veilig en gesteund voelen, zullen ze eerder geneigd zijn hun gedachten, ideeën en meningen te delen. Een open en vertrouwde omgeving moedigt werknemers aan openhartig en eerlijk te zijn over hun ervaring.

Zorg er ook voor dat iedereen wordt gehoord. Streef dus naar een diverse en inclusieve werkomgeving, waarin de stem van de medewerkers telt. Volgens een onderzoek van Salesforce hebben werknemersdie het gevoel hebben dat hun stem wordt gehoord 4,6 keer meer kans om zich gesterkt te voelen om hun beste werk te doen.

Regelmatig inchecken

Nieuwe medewerkers moeten constant de gelegenheid hebben om vragen te stellen.

• Op dagelijkse basis met teamleden
• Via enquêtes die tijdens verschillende fasen van het inwerkproces worden verstuurd
• En/of via geplande 1-1's met de teammanager

Je kunt het een vast onderdeel maken van je -30-30-60-90 dagen inwerkplan(bekijk ons e-book!)

Zorg ervoor dat je medewerkersbetrokkenheid blijft volgen via enquêtes en diepte-interviews met je nieuwe medewerkers en alle andere medewerkers om te verzekeren dat je op de goede weg bent!

Neem feedback op in het onboardingproces

Zodra je feedback hebt verzameld van nieuwe medewerkers, gebruik je deze om je onboardingprogramma bij te werken. Als dit is bijgewerkt, vergeet dan niet om dit ook te tracken. Dit helpt je om te bepalen of de doorgevoerde wijzigingen effectief zijn geweest en indien nodig aanpassingen maken.

Zorg er ook voor dat je eventuele wijzigingen die je hebt aangebracht op basis van hun feedback duidelijk communiceert met nieuwe medewerkers. Het verzamelen en verwerken van feedback is een continu proces. Verbeter jouw onboardingprogramma voortdurend, om aan de behoeften van jouw nieuwe medewerkers te blijven voldoen.

Best practice: Feedback geven bij Appical

Bij Appical bieden we veel opties om feedback te geven. Dit doen we via onze onboarding-app, in de meeste meetings en via medewerkersbetrokkenheidsonderzoeken. Denk aan een likertschaal in de app, meetings beoordelen met een woord of een cijfer en enquêtes versturen naar medewerkers via e-mail.

Bovendien hebben we bij Appical een open cultuur. Dat betekent dat je feedback kunt geven wanneer je maar wilt. Dat ondersteunen en benadrukken we vanaf de allereerste ontmoeting met (potentiële) medewerkers. En we zorgen ervoor dat elke vergadering - inclusief jaarlijkse evaluaties - altijd tweerichtingsverkeer is.