Hoe pak je onboarding aan bij een van de grootste werkgevers van Nederland?
Twee bewapende F-16’s van de Koninklijke Luchtmacht staan dag en nacht paraat om het luchtruim boven Nederland en daarbuiten te verdedigen. Zo’n 7.000 medewerkers zijn werkzaam bij dit krijgsmachtdeel van het Ministerie van Defensie. Ze zijn verspreid over negen organisatieonderdelen en verschillende locaties door het hele land. Daar komen per maand circa 100 nieuwe medewerkers bij die allemaal ingewerkt moeten worden. Hoe doen zij hun onboarding? Samen met ons.
Om al deze militairen en burgers een vliegende start te geven, gaat de Koninklijke Luchtmacht in samenwerking met Appical aan de slag met een nieuwe manier van onboarding. Hoe pak je dit aan wanneer er zoveel verschillende bedrijfsonderdelen en locaties zijn? In deze blog vertellen we je hoe Appical een efficiënte onboarding inricht voor een grote, complexe organisatie als de Koninklijke Luchtmacht.
Onboarding bij een complexe organisatie
De luchtmacht, een modern en technologisch krijgsmachtdeel dat wereldwijd bijdraagt aan vrijheid, veiligheid en welvaart, is een van de vier krijgsmachtdelen van het Ministerie van Defensie. Bij Defensie werken in totaal bijna 60.000 militairen en burgers. Om de krijgsmachtdelen ook in de toekomst sterk te houden is elk jaar een groot aantal nieuwe medewerkers nodig. Politie en Defensie verwachten in totaal 35.000 nieuwe medewerkers nodig te hebben in de komende jaren. Plus, een deel van de huidige militairen hebben een contract voor bepaalde tijd en wisselen om de drie jaar van functie binnen de organisatie. Dit wisselen van functie wordt ook wel crossboarding genoemd. Het Ministerie van Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland met tegelijkertijd een grote uitstroom van medewerkers.
De grootste uitdaging
Het vliegen is slechts een van de taken van de Koninklijke Luchtmacht. Het krijgsmachtdeel bestaat uit vijf vliegbases en drie andere onderdelen die onder de Commandant Luchtstrijdkrachten vallen. Daarnaast is er ook nog het stafonderdeel.
Met zoveel onderdelen, locaties en taken is het een grote uitdaging voor de luchtmacht om nieuwe medewerkers van specifieke informatie te voorzien. Momenteel vult elk onderdeel namelijk de onboarding zelf in. De Luchtmacht wil daarom haar nieuwe medewerkers een uniform, maar toch persoonlijk onboarding-programma aanbieden. Met als resultaat dat militairen en burgers zich sneller onderdeel voelen van de organisatie en sneller productief zijn. Tijd om het huidige inwerktraject een boost te geven.
Samen met Appical brengt de luchtmacht voor alle organisatieonderdelen onboarding opnieuw in kaart. Voor ons is dit ook een mooie uitdaging, want dit is het grootste project tot nu toe. Een goed begin is het halve werk, daarom beginnen we met het bepalen van de scope.
Kaders bepalen
Op het hoofdkwartier van de Koninklijke Luchtmacht in Breda vindt het scopegesprek plaats, waarbij stakeholders uit verschillende rollen aanwezig zijn. Samen met HR, recruitment en P&O bepalen we tijdens het scopegesprek de kaders voor dit project.
We starten met een pilot met de onboarding van drie onderdelen, waaronder de Koninklijke Militaire School Luchtmacht (KMSL). Dit onderdeel van de Koninklijke Luchtmacht deed hun pre-onboarding tot nu toe met een interactieve PDF die naar de starters wordt gestuurd.
Aan voorbereiding, content en ideeën geen gebrek: voor de meeting heeft de projectgroep die deze missie gaat volbrengen alle onderwerpen voor pre- en onboarding al in kaart gebracht. De volgende stap is om deze onderwerpen te plaatsen in de ‘employee journey’. Dit doen we tijdens de Onboarding Game sessie.
De Onboarding Game op de vliegbasis
Een week later melden we ons bij de wacht van vliegbasis Gilze-Rijen. Na een grondige security check rijden we met onze Appical Mini Cooper het terrein op. Terwijl er helikopters overvliegen spelen we de Onboarding Game. Dit doen we in een zeer divers gezelschap. Van HR, recruitment tot militairen uit het veld, iedereen staat om tafel.
Tijdens de interactieve game, die wij zelf hebben ontwikkeld, plaatsen de deelnemers alle onderwerpen die in het nieuwe onboarding-programma moeten komen in de meest passende fase van de ‘employee journey’. Op welk moment hebben de startende militairen van bijvoorbeeld de KMSL behoefte aan welke informatie? Onderwerpen die onder meer voorbij vliegen zijn gedragsregels, militaire veiligheid (compliance) en loopbaanontwikkeling (clarification), maar ook rangen en standen, vakbonden (connection) en interviews met collega’s kwamen aan bod (culture).
Persoonlijk onboardingprogramma
Het eindresultaat is een fysieke blauwdruk voor de uiteindelijke onboarding-app. De behoefte van de nieuwe medewerker staat hierin centraal, waarbij juiste content gefaseerd beschikbaar wordt gesteld (in de pre-boarding en/of onboarding). Per luchtmachtonderdeel en vliegbasis is deze informatie zo specifiek en lokaal mogelijk. Zo volgen de startende militairen vanaf het moment van aanstelling een persoonlijk onboarding-programma, afhankelijk van het onderdeel waar zij starten, beschikbaar op zowel de mobiele telefoon als laptop. Tegelijkertijd blijft het onderhoud van de content en het user management zo simpel mogelijk dankzij ‘contextual tagging’, geautomatiseerde mailings en pushnotificaties.
Appical digitaliseert deze blauwdruk. Per onderdeel worden er projectleden aangewezen die de content voor de onboarding-thema's gaan verzamelen. Voor de contentintegratie in het CMS van Appical ontvangt de luchtmacht zowel online als offline ondersteuning door middel van online tutorials en live feedbacksessies. We zetten tijdlijnen uit en werken binnen enkele weken toe naar de lancering van de pilot. Dan volgt de uitrol naar de andere zes onderdelen. Ready for take off!
Onze tips voor onboarding bij een complexe organisatie:
- Gebruik technologie om processen te versimpelen en te automatiseren, bijvoorbeeld met een app als onboardingtool.
- Think big, start small: zorg voor een duidelijke scope en ga voor een gefaseerde uitrol. Zo wordt het project behapbaar in plaats van in een keer de gehele organisatie op een nieuwe manier te willen onboarden.
Begin met een pilot om een goede basis neer te zetten. Laat dit als voorbeeld dienen voor andere afdelingen, locaties of doelgroepen. Kies voor de pilot bijvoorbeeld de afdeling waar de meeste nieuwe medewerkers worden verwacht. - Haak de juiste mensen aan: betrek niet alleen HR, maar ook marketing & communicatie, P&O, recruitment en mensen uit het veld bij het project om te bepalen welke onderwerpen relevant zijn in de onboarding.
Door leidinggevenden te betrekken creëer je draagvlak over het onderwerp onboarding.
Nodig daarnaast een recent gestarte collega uit om zijn/haar input te geven. Hij/zij heeft nog een frisse blik en kan vertellen wat er goed was of juist mist in de huidige onboarding. Deze input is waardevol voor het neerzetten van je onboardingprogramma.
Meer weten over onboarding?
Ontdek hoe jij stap voor stap een onboarding programma kunt neerzetten voor jouw organisatie en lees meer best practices: download hier ons eBook 'Getting Onboarding Right'.
Bronnen:
NOS - Defensie en politie willen samen personeel werven
Defensie - Over Defensie - Feiten en cijfers
Defensie - Luchtmacht - Organisatiestructuur
