Feature van de maand: Workflows

Welkom bij onze serie blogs over de ‘Feature van de maand’. Dit is een nieuwe serie blogs in 2021, waarin we onze favoriete functies van het Appical-platform willen toelichten. Elke maand presenteren we een specifieke functie die onze gebruikers erg goed vinden of die wij speciaal onder de aandacht willen brengen. 

 

Inleiding op workflows: automatiseer een gestroomlijnd onboarding-proces voor alle betrokken belanghebbenden

 

In veel organisaties wordt vaak ten onrechte gedacht dat onboarding alleen een taak is voor Human Resources. Wij van Appical denken dat nieuwe medewerkers pas echt succes kunnen hebben als de wervingsmanager, teamleden, IT en andere afdelingen ook actief betrokken zijn bij de onboarding. 

HowToWebinar-Roles-in-Onboarding

Daarom hebben we nu een workflowfunctionaliteit toegevoegd aan het Appical-platform. Hiermee willen we de betrokkenheid vergroten door het voor belanghebbenden gemakkelijk te maken om het onboarding-proces van hun nieuwe medewerkers te volgen.

 

Via de workflows blijven wervingsmanagers, buddy’s, IT en andere belanghebbenden op de hoogte via automatische e-mailmeldingen die kunnen worden geactiveerd op basis van verschillende realtime momenten tijdens de onboarding. Via geautomatiseerde workflows worden nieuwe medewerkers gegroepeerd op rol of locatie, zodat het onboarding-proces voor alle nieuwe medewerkers wordt gestroomlijnd en beter kan worden afgestemd op persoonlijke omstandigheden. 

 

Waarom zijn workflows de perfecte tool om onboarding te stroomlijnen en automatiseren? 

 

Workflows zijn een krachtige tool voor HR. Workflows stellen beheerders in staat tijd te besparen. Door automatische meldingen tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers blijven relevante belanghebbenden op de hoogte van de voortgang van hun nieuwe medewerkers. Zo wint HR de tijd (en capaciteit) terug die anders verloren gaat aan het corrigeren van vergissingen en die nu kan worden gebruikt voor andere hoogwaardige taken en projecten. 

 

“Iedere maand kunnen onze managers 8 uur  aan onboarding tijd besparen doordat wij gebruikmaken van Appical.” - HR Manager, Conde Nast

 

Workflows zijn een krachtige tool voor nieuwe medewerkers. 

Workflows zijn eigenlijk ontworpen voor beheerders, maar zijn ook handig voor nieuwe medewerkers omdat hun onboarding-proces nu door meer mensen wordt gevolgd. Zo kunnen teamleden, wervingsmanagers en buddy’s bijvoorbeeld van tevoren al tijd inruimen in hun planning, de nodige materialen bestellen of andere noodzakelijke voorbereidingen treffen om de nieuwe medewerker een warm, persoonlijk welkom te heten. Hierdoor zal het proces gestroomlijnder verlopen en de nieuwe medewerker en betere onboarding-ervaring hebben.

 

Wanneer kan workflowautomatisering helpen? 

Workflowmeldingen kunnen worden geactiveerd op basis van unieke, realtime momenten tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers. Beheerders beschikken over drie verschillende triggers om meldingen te genereren voor specifieke gebeurtenissen:

 

Meldingen van op tijd gebaseerde triggers:

Een op tijd gebaseerde trigger kan worden ingesteld voor de eerste dag van de nieuwe medewerker. Een wervingsmanager kan bijvoorbeeld een aantal dagen voor of na de start van een nieuwe medewerker kiezen om een melding te krijgen over de aanvang van de werkzaamheden van de nieuwe collega. 

 

Meldingen van op voortgang gebaseerde triggers:

Door een melding voor inhoudelijke voortgang in te stellen kunnen belanghebbenden gemakkelijker het traject van nieuwe medewerkers volgen en hen helpen bij het proces. Inhoudelijke voortgang kan worden gevolgd door bij te houden wanneer een cursus, verhaal, hoofdstuk of een pagina is voltooid. Door geautomatiseerde meldingen voor die specifieke mijlpalen in te stellen kunnen de relevante belanghebbenden gestroomlijnde ondersteuning bieden op de momenten die er het meest toe doen.

 

Meldingen van checklistitems:

Voor wie niet bekend is met het Appical-platform: checklists zijn takenlijsten voor nieuwe medewerkers (en managers) om het overzicht te houden over de belangrijkste taken die moeten worden voltooid tijdens de onboarding. Het kan hierbij gaan om belangrijke compliancemaatregelen, zoals veiligheidsvoorschriften of vertrouwelijkheidsvereisten bij het ondertekenen van een contract of het opzetten van IT- en softwareverbindingen. Door een trigger in te stellen voor die kritieke taken kunnen belangrijke belanghebbenden hun nieuwe medewerkers tijdig een handje helpen en zo kostbare en irritante vertragingen voorkomen. 

 

Waarom is een met workflows geautomatiseerd onboarding-proces interessant voor mij?

Workflowautomatisering helpt je organisatie bij het coördineren en faciliteren van een gestructureerd, gestroomlijnd onboarding-proces voor alle betrokkenen. Uit onderzoek van Urbanbound (2018) blijkt dat 77% van de medewerkers met een gestructureerde onboarding-ervaring er meteen in slaagde hun eerste prestatiedoelen te bereiken. Daarnaast kan je organisatie met automatisering 175 arbeidsuren per jaar besparen (SignNow, 2019) en dit helpt op zichzelf ook weer om interne obstakels bij de onboarding weg te ruimen en tijd te besteden aan andere belangrijke taken.

 

Wil je meer weten over workflowautomatisering? Een onboarding-expert is slechts twee klikken van je vandaan!

Geef nieuwe medewerkers een onvergetelijke onboarding

Hoe werk je richting het ultieme onboarding programma voor nieuwe medewerkers? Ontdek in dit eBoek wat onboarding is en waarom het belangrijk is voor je organisatie om nieuwe medewerkers een goede onboarding te geven. Download het eBoek nu!

Onboarding new employees NL

Maak de stap naar digitale onboarding.

Ontdek hoe ons platform jou kan helpen in de transitie.