Je overweegt om de onboarding binnen jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen. En je doet er alles aan om de manager en je collega’s te overtuigen van de kracht van een sterke onboarding. Je hebt je ingelezen over ons platform, maar je weet eigenlijk niet precies wat er gebeurt nadat je het contract hebt getekend. De hoogste tijd om kennis te maken met Team Delivery!
Wat kan Team Delivery voor jou betekenen?
Appical is een SaaS-platform. Software-as-a-Service (SaaS) is een model waarbij softwaretoepassingen via internet worden aangeleverd, als service. Dit platform kun je dus zelf inrichten. Maar voor HR-medewerkers zijn er nog vele andere prioriteiten naast de onboarding.
Team Delivery helpt jou daarom niet alleen bij het implementeren van de app. Het team is er ook om de deadlines te bewaken en je te begeleiden in dit hele proces. En, zoals net al genoemd werd, de inrichting van de app doen onze klanten voornamelijk zelf. Je zorgt dus (samen met je collega’s) voor de content die in de app komt te staan. En je zet dit uiteindelijk ook zelf in de app. Een mooie en leerzame uitdaging!
Meet our Heroes: De gezichten achter Team Delivery
Het team bestaat uit 8 collega’s. Naast Team lead Eric-Jan is het team opgedeeld in projectmanagers en implementatieconsultants.
Projectmanagers
De projectmanagers zijn echte duizendpoten, en alleen betrokken bij de grotere projecten. Bijvoorbeeld die van een enterprise klant. Zij zetten de lijnen uit, bepalen de kaders en houden de deadlines goed in de gaten. Daarnaast zorgen de projectmanagers voor de integraties van de systemen en voor goed stakeholdermanagement. Projectmanagers beheren de complete tijdlijn van het project.
“Mijn doel als projectmanager is om het project zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het belangrijkste is de gehele communicatie, de deadlines bewaken, de materialen klaarzetten en de mogelijkheden bespreken. We willen het project goed afleveren en daarin ben ik het aanspreekpunt. Dit draagt veel bij voor de klant.” - Esmé, projectmanager
Implementatieconsultants
De implementieconsultants helpen klanten om de app zo goed mogelijk in te richten en te gebruiken. Zij laten zien hoe de tool werkt. En weten precies hoe onze klanten er op de juiste manier mee aan de slag kunnen gaan. Implementatieconsultant werken dus heel specifiek en aan alleen het implementeren van de app, samen met de klant.
“Mijn doel als implementatieconsultant is dat mijn klant echt alles uit het platform van Appical haalt. Ik wil dat het past bij het type medewerker. En ik wil er samen voor zorgen dat de app helemaal aansluit bij de wensen van de doelgroep”
- Juliette, implementatieconsultant
Verschilt de implementatie per type bedrijf?
Zeker weten. Hoe groter je organisatie en hoe meer licenties er zijn aangeschaft, hoe meer er komt kijken bij de implementatie. Daarom is verwachtingsmanagement van ontzettend groot belang. Een enterprise klant doorloopt bijvoorbeeld een ander traject dan een klant met een kleiner bedrijf die alleen in Nederland live gaat. En dus verschilt ook de duur van de implementatie behoorlijk.
Daarom wordt er vooruit uitvoerig besproken wat je kunt verwachten. Niet alleen qua projectplanning, maar ook van de consultant en eventueel de projectmanager.
Team Delivery heeft al 10 jaar ervaring met implementaties voor verschillende organisaties. Denk aan overheden, zorginstellingen, ministeries of IT bedrijven. Maar ook corporates en meer commerciële bedrijven. Een ervaren team dus, dat elk type bedrijf goed kan ondersteunen.
Welke fases doorloop je tijdens de implementatie van de app?
Fase 1: Scoping call, projectplanning
De eerste fase focust zich vooral op het creëren van de juiste verwachtingen en de planning. Dit doe je tijdens de zogeheten Scoping Call. Ook wordt er in deze fase een projectplanning gemaakt.
Fase 2: Designworkshop, platformtraining, interne sessie
De ontwerpfase is creatiever, waarin je samen met de implementatieconsultant jouw app gaat ontwerpen. Welke info komt erin te staan, en welke hoofdstukken komen er straks in terug? Ook word je getraind op het juist inzetten en gebruiken van de app aan de voor- én achterzijde.
Fase 3: Werksessies, voortgangsgesprekken
Daarna ga je zelf aan de slag tijdens de werksessies. Gaat jouw eerste hoofdstuk over de geschiedenis van het bedrijf? Dan is het belangrijk om hiervoor een mooi stuk content aan te leveren. En daar kun je dus helemaal jouw eigen draai aan geven. Dit geldt natuurlijk ook voor de andere hoofdstukken. Ook worden er voortgangsgesprekken ingepland om te kijken hoe het gaat.
Fase 4: Reviewsessie, instellingen van de app
Je hebt inmiddels al mooie stappen gemaakt. De app is vormgegeven en gevuld met content. In deze fase gaat het echt om het optimaliseren van de app. Dit doe je tijdens een reviewsessie. Een mooie kans om de puntjes op de i te zetten en om samen te kijken of alle instellingen juist staan.
Fase 5: Testfase, aanpassingen, lancering
Dit is de laatste fase - en tegelijkertijd ook een leuke! Want hier kunnen medewerkers de app gaan testen. Dit biedt vaak waardevolle inzichten, dus kan er hier en daar nog een laatste wijziging worden gedaan. En dan ben je helemaal klaar om de app met volle vertrouwen te lanceren!
*Ben je een enterprise klant? Dan gelden er extra fases. Bovenstaand is voornamelijk bedoeld om je een beeld te geven van de content integratie in de app.
Kan de app worden ingezet in meerdere landen?
Appical werkt samen met lokale bedrijven, maar ook met multinationals. Werk jij bij een multinational? Dan zorgt Team Delivery ervoor dat er tijdens de designworkshop een blueprint gemaakt wordt: een template die kan worden ingezet voor meerdere landen. Wanneer de app wordt ingezet in meerdere landen, noemen we dit een uitrol.
Hierbij wordt de global content (de blueprint) gebruikt als content die voor elke nieuwe werknemer, waar dan ook ter wereld, belangrijk is. Vervolgens wordt de lokale content ingezet, waarvan de inhoud kan worden aangepast per land of regio. Denk aan de dresscode, de verzorging van de lunch, de route naar het bedrijfspand en andere praktische zaken. Maar ook hier zijn de mogelijkheden verschillend: het ligt er maar net aan welke keuze jij als klant maakt.
“Als je kijkt naar de distributie van content en het bouwen van journeys, is dit zo gemakkelijk en vanzelfsprekend dat je heel snel, als een olievlek, je app kan uitbreiden. En dan heb je ook nog een team dat je daarbij gaat helpen”
- Eric-Jan, Head of Delivery
Wat gebeurt er na de implementatie van de app?
Na de implementatie is het tijd om alle losse eindjes aan elkaar te knopen. Team Delivery zorgt ervoor dat alle dingen waar jij als klant tegenaan loopt, tijdens de livegang worden opgepakt. Denk hierbij aan user management, eventuele bugs of de werking van het systeem.
Een interne en externe overdracht
Hierna volgt de overdracht, zowel intern als extern. Intern zorgt het Delivery team dat alles goed wordt overgedragen aan de collega’s van Team CSM (Customer Success Management). Zij zijn na de implementatie verantwoordelijk voor jou als klant. Je wisselt dus van contactpersoon. Dit is onderdeel van de externe overdracht, waarbij er samen met de klant wordt gereflecteerd op het gehele proces.
Gelijke verwachtingen en duidelijkheid zijn dus erg belangrijk. Hopelijk heb je inmiddels een beter beeld van het implementatieproces bij Appical. Heb je vragen of wil je meer weten over ons product? Neem dan een kijkje op onze website of plan een korte call in voor meer informatie. Hopelijk tot snel!
