Een kantoor vol geluiden, elk bureau bezet en een volle lunchtafel waaraan alle teams samenkomen. Dit was ons Appical kantoor vóór corona. En toen stopte het ineens.
Net als de meeste mensen die op kantoor werkten, moesten ook wij tijdens de eerste lockdown ineens volledig op afstand werken. Op dat moment werden we verrast en moesten we improviseren. Maar, een heleboel lockdowns en verschillende manieren van werken later, hebben we de touwtjes in handen genomen door ons HR-beleid en de werkmodellen voor onze bestaande medewerkers aan te passen.
Als onboarding bedrijf, hebben we natuurlijk oog voor onze nieuwe medewerkers. Daarom hebben we ook ons onboarding proces aangepast. In deze blog delen we hoe.
Wat is jouw ideale (hybride) werkmodel?
De kans is groot dat je met deze vraag geconfronteerd bent door je werkgever, vrienden, of op je LinkedIn tijdlijn. Het antwoord binnen Appical? Een meerderheid van onze medewerkers heeft de voorkeur om de helft van de werkweek vanuit huis te werken. Hetzelfde geldt voor de bezoekers van onze webinars en events. Onderzoek door Nyenrode, Open Universiteit en Moneypenny laat zien dat een groot deel van de Nederlandse werknemers deze voorkeur deelt: maar liefst 88 procent van de participanten koos voor een hybride 50-50 model. Met andere woorden, werknemers eisen steeds meer flexibiliteit in waar zij werken.
Maar, hybride werken is meer dan een besluit maken over hoeveel dagen je medewerkers op kantoor zijn. De uitdaging die wij - en vele organisaties met ons - hebben, is het aanpassen van bestaande processen om ze ook in een hybride werkomgeving te laten functioneren. Een van deze processen is onboarding. Het onboarden van nieuwe medewerkers kan bijzonder uitdagend zijn als ze deels thuis en deels op kantoor werken. Hoe kan je je onboarding programma aanpassen en klaarmaken voor het hybride werken? Met de inzichten die we vanuit onze werknemers kregen en na gesprekken met andere organisaties en experts, kwamen wij tot een cyclus van 5 stappen. We leggen het hieronder uit.
De 5 stappen om jouw onboarding programma te transformeren
1. Herdefinieer jouw werkbeleid
We gaven het al aan in de introductie: voordat je jouw onboarding programma kunt transformeren, moet je weten wat werknemers willen. Voer interne enquêtes uit, praat met werkgeversorganisaties en leer van Top Employes, Great Place to Work-bedrijven of marktleiders. Bij Appical hebben we enquêtes naar het hele team gestuurd. We hebben de resultaten geanalyseerd en onszelf afgevraagd: wat voor soort bedrijf willen we zijn? Dit biedt de basis voor ons nieuwe, hybride werkbeleid. Besteed dus tijd aan het herdefiniëren van je werkbeleid en communiceer dit daarna duidelijk met je team.
2. Neem je bestaande onboarding programma onder de loep
Of het nu gaat om een handboek met richtlijnen, koffie met teamleden op de eerste werkdag of een compleet 100 dagen-programma. Neem je mensen aan, dan heb je (als het goed is) ook een inwerkprogramma. Kijk eens naar dit programma, vergelijk het met je nieuwe werkbeleid en identificeer de gaten die je moet vullen om ervoor te zorgen dat deze matchen. Denk na over elke fase in het traject van je werknemer: pre-hire, pre-boarding, onboarding én offboarding. Waar vinden je sollicitatiegesprekken plaats? Hoe verwelkom je nieuwe mensen op hun eerste dag, virtueel of op kantoor? En hoe geef je vertrekkende medewerkers een fijn afscheid? Een kort voorbeeld: bij Appical houden we ervan om iedereen samen te brengen op onze maandelijkse bedrijfsmeeting. Sinds covid hebben we een hybride meeting: een aantal medewerkers zijn op kantoor aanwezig, de rest neemt online deel.
3. Vernieuw je collectie met (digitale) tools
Waarschijnlijk beschik je al over een aantal tools om (delen van) je onboarding proces makkelijker te maken. Maar, de pandemie vroeg om nieuwe hulpmiddelen voor het ontwerpen van een werkplek (fysiek en digitaal) die teams en klanten helpt om samen te werken, ongeacht waar ze zich bevinden. Denk aan tools als:
- Speakap: bereik al je medewerkers met één app
- DocuSign: onderteken overeenkomsten en contracten elektronisch
- Validata: screen je toekomstig personeel
- Asana: manage alle projecten en werk samen met je teamleden
- Appical: onboard je nieuwe medewerkers met een digitale app
Voordat de pandemie uitbrak organiseerden wij onze design workshop om de onboarding app uit te werken, bij klanten op locatie. Tegenwoordig leveren we een vergelijkbare ervaring met een tool genaamd Miro, waarmee je dezelfde betrokkenheid en output genereert, maar dan digitaal. Zet digitale tools in om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers de best mogelijke onboarding krijgen.
4. Transformeer naar een hybride onboarding programma
Nu je weet hoe je hybride werkbeleid eruitziet, de gaten in je huidige onboarding programma heb geïdentificeerd en weet welke tools je wilt gebruiken, is het tijd om de eerste 3 stappen in de praktijk te brengen. We adviseren onze klanten altijd om de 4 C’s (nu zelfs 6 C’s!) te gebruiken als bouwstenen voor hun onboarding programma. Dit helpt je om de best mogelijke pre- en onboarding ervaring te creëren. We gaan in deze blog niet dieper in op de C’s, want wat ons betreft, is dit onderwerp zo belangrijk dat we er aparte blog aan hebben gewijd. Lees hier je hoe je de 6 C’s gebruikt in je hybride onboarding programma.
Bepaal ook welke onderdelen van je inwerkproces virtueel kunnen plaatsvinden en welke op locatie moeten gebeuren. Bij Appical gebruiken we bijvoorbeeld een online people finder om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met hun nieuwe collega's, en combineren dit met een persoonlijke koffiedate op kantoor of buiten in het park.
5. Lanceer en verbeter
Heb je de vorige 4 stappen afgerond? Lanceer dan je nieuwe, hybride onboarding programma! Maar, dit is niet het einde van je reis. Het is belangrijk om een systeem te hebben om te checken hoe het gaat, zodat je nieuwe proces de gewenste resultaten oplevert en iedereen een goede onboarding ervaring geeft. Vraag actief om feedback tijdens en na de onboarding periode. En gebruik deze input om je programma te verbeteren. Bouw korte engagement polls in en vraag om feedback die gebruikt kan worden tijdens de check-ins met de manager. Laat technologie je helpen om trends te zien en om dieper in te gaan op de onderwerpen die er het meest toe doen.
Wees je ervan bewust dat dingen veranderen en dat je je daaraan moet aanpassen. Zoals gezegd, vroegen we onze medewerkers en onze event- en webinar-bezoekers naar hun ideale hybride werkmodel. En hoewel een '50% remote, 50% kantoor'-model de eerste keer de voorkeur van de meeste participanten had, kwam er een andere winnaar uit de bus toen we ongeveer 5 weken later dezelfde vraag stelden, namelijk: 'Ik kies zelf wanneer ik naar kantoor ga'. Conclusie: blijf vragen stellen, leer en verbeter. Als er één ding is dat we van de afgelopen jaren hebben geleerd is het wel dat de toekomst van werk flexibel en onvoorspelbaar is.
Meer voorbeelden weten? Bekijk de presentatie van onze CCO Peter.
Belangrijke punten om mee te nemen uit de 5-stappen cyclus
- Begin bij het begin. En onderschat niet hoeveel tijd je besteedt aan stap 1. Onderzoek, interne discussies, duidelijke communicatie. Het kost tijd, maar vormt de basis voor een succesvolle uitrol van de cyclus in zijn geheel.
- Maak je er niet te makkelijk van af. Het heet een 5-stappen-cyclus, niet een 4-stappen-cyclus :). Heel eerlijk: wij wilden ook meteen enthousiast aan de slag met het transformeren van ons onboarding programma. Maar we kwamen er snel achter dat we elke stap moeten doorlopen om dit goed te doen.
- Benader dit op een scrum/agile manier. Het zijn veranderende tijden; coronamaatregelen komen en gaan. Blijf op één lijn met je medewerkers, neem ze mee in je besluiten en afwegingen en wees niet bang om de cyclus opnieuw te doorlopen. Lanceer en verbeter!
- Laat de techniek het werk voor je doen. Het maakt (een deel) van het proces schaalbaar, verbetert de gebruikerservaring en maakt je leven uiteindelijk een stuk makkelijker.
Hoe de toekomst er ook uitziet: mensen zijn altijd het middelpunt van je organisatie. Bij Appical geloven we dat het maken van connecties de sleutel is, ongeacht of dat virtueel of in-person is. Want aan het einde van de dag is onze missie glashelder: we empower talent!
Hulp nodig bij het opzetten van je (hybride) onboarding programma? Lees meer over ons platform of boek direct een demo.
