Hoe pas je de 6 C’s toe in jouw hybride onboarding programma?

Werknemer vs. werkgever: hybride werken, of toch niet?

Een onderzoek van Fosway ondersteunt het idee dat hybride werken de toekomst heeft. Het onderzoek stelt dat 62% van de ondervraagde HR-professionals verwacht dat hun werknemers minder dan 2 dagen per week op kantoor zijn. De belangrijkste reden om te voldoen aan de voorkeuren van de werknemers? Verbetering van de betrokkenheid, de bedrijfsproductiviteit en de effectiviteit.

Rapporten van Accenture voorspellen dat het succesvolle bedrijf van de toekomst zo'n hybride werkmodel omarmt. 63% van de bedrijven met een hoge omzetgroei hebben het model al ingevoerd. Daartegenover staat dat 69% van de bedrijven met een negatieve of geen groei het idee van hybride werkkrachten afwijzen en blijven aandringen op een toekomst waarin de werknemer op kantoor centraal staat.

Is dit hybride werkmodel de toekomst? Wat betekent dat voor mijn organisatie? En vooral: hoe ondersteun ik mijn hybride werknemers in elke stap van hun employee journey? In deze blog helpen we je op weg door te laten zien hoe je het hybride werkmodel in jouw onboarding programma integreert.

Zo implementeer je de 6 C's in je hybride onboarding programma

Met de theorie van de SHRM foundation over de 4 C's van onboarding maak je de onboarding van nieuwe medewerkers eenvoudiger. Compliance, Clarification, Connection en Culture vormen de essentiële componenten van een goed, effectief onboarding proces. Door de jaren heen zijn daar nog 2 C’s bijgekomen: Confidence en Checkback. Componenten die zeker in corona-tijden belangrijk zijn om een succesvol onboarding programma te creëren.

We vertellen je later meer over deze twee nieuwe toevoegingen. Laten we eerst eens kijken hoe je de onderdelen van een inwerkprogramma kunt veranderen om succesvol te onboarden in een hybride werkomgeving:

1. Compliance (beleid en regels)

Compliance beschrijft het proces waarbij nieuwe werknemers wettelijke en bedrijfsspecifieke regels en voorschriften worden bijgebracht. Compliance wordt vaak gezien als het beginniveau van onboarding, omdat het over het algemeen verwijst naar essentiële stappen die je moet nemen wanneer een nieuwe werknemer aan zijn reis bij jouw bedrijf begint. Dit kan bijvoorbeeld beginnen met het invullen van belangrijk papierwerk of het regelen van een laptop en telefoon voor de nieuwe werknemer.

In de hybride werkomgeving moeten deze universele aspecten op een vergelijkbare, maar gepersonaliseerde manier worden gecommuniceerd aan nieuwe werknemers die op afstand of op kantoor werken. Om de beste werknemerservaring te garanderen, kun je met een interactieve digitale tool de informatie tijdig en op een boeiende manier presenteren. Maak de informatie makkelijk te verteren met spelletjes, interactieve quizzen en video's. Bekijk ons platform eens als je hulp zoekt met deze C.

2. Clarification (verduidelijking)

Clarification heeft betrekking op hoe goed nieuwe werknemers hun nieuwe rol en de bijbehorende verwachtingen begrijpen. Door gepersonaliseerde onboarding journeys te creëren - afhankelijk van de locatie, afdeling en specifieke rol van elke nieuwe medewerker - zorg je ervoor dat medewerkers alleen de informatie ontvangen die voor hen relevant is. Dit voorkomt een overload aan informatie en zorgt ervoor dat de belangrijkste informatie op het juiste moment wordt gecommuniceerd. Vooral in een hybride werkomgeving is het belangrijk om de verwachtingen die bij elke verschillende rol horen direct helder te hebben. Daarom raden wij aan om aangepaste to-do checklists op te stellen voor managers of collega's die deze informatie communiceren. Op die manier hebben zij het overzicht om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers alles hebben om meteen aan de slag te kunnen.

Tip: maak een 100-dagenplan, waarmee je de eerste 100 dagen van een medewerker uitstippelt. Dit omvat een combinatie van virtuele en fysieke check-ins om ervoor te zorgen dat je nieuwe talent ook na de onboarding fase op de hoogte blijft van zijn of haar rol en prestatieverwachtingen.

3. Culture (cultuur)

De 3e "C" staat voor cultuur. Cultuur houdt in dat werknemers een gevoel krijgen voor de formele en informele normen in hun nieuwe bedrijf. Onboarding, met name in een hybride werksituatie, dient als een van de belangrijkste middelen om je organisatiecultuur te vormen, te onderhouden en te beïnvloeden. Het is een uitstekende manier om nieuwe medewerkers de geschiedenis, missie of visie van je bedrijf bij te brengen, terwijl HR de mogelijkheid heeft om te checken waar jouw organisatie naar toe groeit. Nieuw talent legt immers de basis voor de toekomst van je organisatie.

Om je hybride medewerkers de meeste authentieke introductie in de normen en waarden van jouw organisatie te geven, maak je een mix van fysieke introductiedagen en virtuele content zoals persoonlijke video’s of leuke quizzes. Zo maak je nieuwe medewerkers al vanaf de eerste werkdag merkambassadeurs.

4. Connection (verbinding)

Connection is de diepste laag van de 4 C's van onboarding. Het wordt vaak gebruikt om de belangrijke interpersoonlijke relaties en connecties te beschrijven die nieuwe werknemers moeten opbouwen als ze bij een nieuw bedrijf aan boord komen. Niets maakt een nieuwe medewerker meer betrokken dan ervoor te zorgen dat hij zich van bij het begin begrepen, verbonden en veilig voelt. Vooral als medewerkers hun eerste weken op afstand moeten werken, is het van cruciaal belang zijn om een goede band met teamleden of collega’s van andere afdelingen op te bouwen via virtuele koffiedates. Want zeg nou zelf, wie belichaamt de cultuur van je organisatie beter dan je eigen personeel?

Voor je kantoormedewerkers kan het een wereld van verschil maken om op de eerste dag een kamer met bekende gezichten binnen te lopen. Daarom stellen wij bij Appical nieuwe medewerkers al tijdens hun preboarding voor aan de rest van de afdeling via de people finder. Door een korte beschrijving toe te voegen, kunnen externe medewerkers bovendien meer te weten komen over de collega's die ze misschien nog niet (digitaal) hebben ontmoet. Overigens zijn koffiedates ook geweldig voor medewerkers om hun nieuwe lunch buddy of mede-muziekliefhebber te leren kennen.

5. Confidence (zelfvertrouwen)

De vijfde "C" is Confidence. (Zelf)vertrouwen verwijst naar de mate waarin nieuwe werknemers het gevoel hebben dat ze hun werk goed kunnen doen en de nieuwe uitdaging aankunnen. Een manier om het vertrouwen van je werknemers direct te verhogen, is om hen in staat te stellen bij te dragen aan vroege succesmomenten. Dit maakt de kans groter dat ze zich positief voelen over de beslissing om bij je organisatie te komen werken en dat gaat verloop tegen. Naast deze prestatiegerelateerde bevestiging, versterk je het zelfvertrouwen van je nieuwe medewerkers ook door een warm welkom te geven met gepersonaliseerde welkomstcadeaus op kantoor of in de brievenbus van je medewerker.

Tip: vooral medewerkers die volledig op afstand werken kunnen zich afvragen "Doe ik ertoe als remote medewerker? Hoe zullen mensen zien wat ik doe?" Daarom is het belangrijk om transparant te communiceren over op welke manier hun werk ertoe doet en op welke manieren digitale tools buddys en managers helpen om hen te ondersteunen. Bekijk bijvoorbeeld eens ons gidsen voor buddies en managers om ook op afstand een persoonlijke connectie met nieuwe medewerkers op te bouwen.

6. Checkback (vraag feedback)

Checkback is de meest recente toevoeging aan de C’s van onboarding. Digitale technologie maakt het mogelijk om continu om feedback te vragen om zo data te verkrijgen en te analyseren. In deze vroege fase van het hybride werken is het belangrijk om alle feedback te verzamelen die je kunt krijgen. Zo weet je wat er wel en niet goed gaat in jouw onboarding programma.

Voor een persoonlijkere checkback raden wij aan om korte engagement polls te plaatsen aan het einde van een hoofdstuk in je digitale onboarding programma en de input te gebruiken om het gesprek te sturen tijdens manager of HR check-ins.  

Blijf je hybride onboardingprogramma verbeteren

Door een hybride onboarding protocol te creëren, bereid je je voor op de toekomst van het hybride werken. Maar let op: om het hybride werkmodel in je onboarding programma te integreren, moet je flexibel zijn. Denk na over hoe je informatie op de juiste manier verstrekt, en optimaliseer voortdurend de onboarding journeys op basis van de veranderende wensen van jouw medewerkers.

‍