Tips van de expert: zo ondersteun je de verschillende rollen binnen onboarding

Weet jij wie er verantwoordelijk is voor het onboarding traject van nieuwe medewerkers in jouw organisatie? In veel organisaties ligt de verantwoordelijkheid bij meerdere personeelsleden, verspreid over meerdere afdelingen.

Hoe zorg je ervoor dat iedereen die een rol heeft in het onboarding proces, betrokken is en samenwerkt? En weet wat er van zijn of haar rol wordt verwacht? Stacey, Onboarding Leader bij een wereldwijd IT-bedrijf, deelt haar ervaringen en advies met ons. En ze laat zien waarom het delen van verantwoordelijkheden loont.

Een consistente onboarding ervaring wereldwijd

Het onboarding programma van Stacey, hangt samen met de visie van het bedrijf: ‘delivering amazing people first experiences enriched by technology’. Oftewel: het draait allemaal om de medewerkers, en technologie maakt de ervaring nog beter. 

Het onboarding programma bestaat uit een werknemerswebsite, websites voor managers en buddy's, wereldwijde oriëntatie-evenementen en de Appical-app. "We willen ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers alle tools en middelen hebben die ze nodig hebben, zonder ze te overweldigen”, vertelt Stacey.

"Vanuit een globaal perspectief moeten we een consistente ervaring bieden over de hele wereld. En we willen ervoor zorgen dat elke onboardee dezelfde ervaring heeft. Maar omdat we een wereldwijd team zijn, weten we niet alles over elk kantoor. En we kennen niet alle ins en outs van ieders functie."

“Het onboarding team bestaat uit totaal 3 mensen die zich exclusief bezighouden met het inwerken van nieuwe mensen. Terwijl we ongeveer 10.000 nieuwe werknemers per jaar onboarden. We moeten dus vertrouwen op mensen met andere rollen in het bedrijf."

Wat zijn de verschillende rollen in het onboarding programma?

Dus, wie zijn de onboarding medewerkers in het inwerktraject van dit internationale IT-bedrijf? Laten we eens kijken naar de rollen van de manager, de buddy, het onboarding team, en andere partners.

1. De manager als katalysator

Managers spelen een sleutelrol in het onboarding proces van werknemers. Meestal zijn ze beter op de hoogte van de taken van de nieuwe medewerker en hun directe collega's. En ze brengen waarschijnlijk meer tijd met hen door. Ze kunnen de onboarding ervaring verrijken door het persoonlijker te maken.

Om dit te bereiken, hebben Stacey en haar team een website voor ‘hiring managers’ (personen die leiding geven aan de nieuwe medewerkers) opgezet. Op de website vinden zij de tools die ze nodig hebben. "We willen ervoor zorgen dat managers inwerkactiviteiten op het juiste moment uitvoeren."

"Onze managers hebben ook een stappenplan. Hun onboarding reis begint bij het accepteren van het aanbod van de nieuwe medewerker. Want onze onboarding begint op het moment dat de nieuwe werknemer zijn aanbod tekent. En het eindigt bij na de eerste 90 dagen. De manager kan de ervaring op maat maken voor de nieuwe medewerker."

Tip: Bekijk onze onboarding checklist voor managers!

2. De buddy als lokale gids

Het welkomstcomité moet uit meer mensen bestaan dan alleen de managers. Zeker nu veel bedrijven hybride werken. Dat is waar de onboarding buddy om de hoek komt kijken. Dit is een werknemer de nieuwe werknemer ondersteunt tijdens zijn onboarding ervaring.

"Onboarding buddies zijn meestal mensen die zich in hetzelfde kantoor bevinden. Om de buddies te helpen in hun rol en hen te voorzien van de tools en middelen die ze nodig hebben, gebruiken we een onboarding buddy-website. Op deze website laten we een video zien van ons global head of talent acquisition en global head of employee experience waarin ze zeggen: 'hey, dit is een belangrijke rol'. Want dat is het ook."

Op de website vinden ze hun buddy-verantwoordelijkheden, een checklist, activiteiten voor de preboarding en de eerste 90 dagen. En er staan tips over hoe je een geweldige buddy kunt zijn.

Ook krijgen ze advies over wat ze niet hoeven te doen (de zogenaamde buddy boundaries). “Als onboarding buddy, hoef je niet niet de nieuwe beste vriend van de nieuwe medewerker te worden. Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers bij de tools kunnen komen die ze nodig hebben, en helpt hen op weg."

Meer weten over het belang van onboarding buddies? Bekijk onze blog!

3. Het onboarding team als de lijm

Er zijn veel andere werknemers betrokken bij het onboarding proces. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat ze allemaal verbonden zijn en samenwerken. In Stacey's bedrijf zijn dat onder meer: het IT-team, het bedrijfsvastgoed-team (zij geven werknemers een bureau), het “benefits” team en het salarisadministratie-team.

"Een van de beste dingen aan ons inwerktraject is mijn onboarding team! Samen beheren we een speciale onboarding mailbox. Als een buddy of manager iets heeft gemist, kan de werknemer ons mailen. Zodoende is er altijd iemand bij wie ze terecht kunnen."

Samenwerken loont

Van onboarding een gedeelde verantwoordelijkheid maken, lijkt zijn vruchten af te werpen voor Stacey's bedrijf. "We houden verschillende enquêtes voor onze nieuwe medewerkers en de managers, en bekijken elke maand onze statistieken. Het resultaat waar we het meest trots op zijn, is het antwoord van nieuwkomers na hun 90-dagen programma op de vraag ‘Ik heb de juiste beslissing genomen om bij het bedrijf te komen werken'. We scoren een 4,8 op een 5-puntsschaal!"

"We zijn erg trots op de topresultaten, maar waar we zijn vooral op zoek naar waar we nog kunnen verbeteren.. Zo zien we waar medewerkers het moeilijk hebben en komen we erachter of er problemen zijn. In onze enquête hebben we een feedbacksectie voor nieuwkomers. En we geven alle feedback aan de juiste afdeling. Op die manier verbeteren we onze processen. En dat is niet alleen positief voor nieuwe medewerkers, maar voor alle medewerkers."

Geleerde lessen over onboarding

"De grootste les die we hebben geleerd over onboarding is: als je het goed aanpakt, heb je een ambassadeur voor het bedrijf gecreëerd. De onboarding ervaring van een nieuwe medewerker maakt hem of haar klaar voor de loopbaan bij het bedrijf. En dat betekent dat als en wanneer de nieuwe medewerker overstapt naar een andere rol of een ander bedrijf, ze zich nog steeds herinneren hoe ze op dag één werden behandeld."

"Maar, gooi niet zomaar een onboarding ervaring in elkaar. Een echte onboarding ervaring kost tijd. Toen we ons onboarding programma lanceerden, waren we in goede vorm: we hadden onze tools klaar voor gebruik. Dat neemt niet weg dat je een onboarding ervaring kunt lanceren, en daarna verder kunt bouwen. Om naar buiten te treden hoef je niet perfect te zijn, maar je moet wel voorbereid zijn."

Geef nieuwe medewerkers een onvergetelijke onboarding

Hoe werk je richting het ultieme onboarding programma voor nieuwe medewerkers? Ontdek in dit eBoek wat onboarding is en waarom het belangrijk is voor je organisatie om nieuwe medewerkers een goede onboarding te geven. Download het eBoek nu!

Onboarding new employees NL

Maak de stap naar digitale onboarding.

Ontdek hoe ons platform jou kan helpen in de transitie.