3 minuten lezen

Vier onmisbare tools voor een uniek offboarding-programma

HR en het management proberen medewerkers zo goed mogelijk te integreren en in te werken in hun nieuwe rol door ze een goed uitgedacht onboarding-programma te bieden. En dat is een goed begin! Zou offboarding niet dezelfde aandacht moeten krijgen? 

Met onboarding begint het traject van de medewerker bij het bedrijf, terwijl offboarding de fase is dat een medewerker en het bedrijf uit elkaar gaan. Offboarding is bedoeld om de overgang soepel te laten verlopen en de vertrekkende medewerker aan te moedigen kennis te delen. De manier waarop het vertrek van medewerkers bij een bedrijf wordt begeleid, kan een grote impact hebben op het werkgeversmerk.

Het maken van een nieuw offboarding-programma voor jouw bedrijf kan veel werk lijken, maar met de juiste tools hoeft dat niet zo te zijn. Daarom hebben we een lijst gemaakt van de tools die je nodig hebt om vertrekkende medewerkers nog beter te begeleiden, zodat ze nieuwe merkambassadeurs worden!

1. Tools voor een offboarding checklist


Offboarding-tools voor medewerkers, zoals Jira, Asana of Basecamp, bieden checklists om de vertrekkende medewerker te helpen alle taken voor zijn of haar vertrek uit te voeren. Controleer of de tool het management en het HR-team inzicht biedt in de activiteiten die al dan niet zijn afgerond.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende punten:

  • Zijn de nog niet-opgenomen vakantiedagen opgevraagd bij HR?
  • Zijn alle relevante kennis en taken overgedragen aan collega's of leidinggevenden?
  • Is er een afspraak met HR of de leidinggevende gemaakt voor een exitgesprek?
  • Zijn alle essentiële data herkenbaar en gemakkelijk toegankelijk voor de opvolger?
  • Zijn alle persoonlijke spullen verwijderd uit het kantoor, kluisje, enzovoort?
  • Zijn alle sleutels, keycards, bedrijfs creditcards, parkeervergunningen, enzovoort teruggegeven?
  • Is er, indien van toepassing, een verklaring over belangenverstrengeling ingevuld?
  • Zijn alle door het bedrijf verstrekte mobiele apparaten weer ingeleverd?
  • Is er een doorstuuradres opgegeven zodat eventuele e-mail kan worden doorgestuurd?

Hier vind je een volledige checklist voor offboarding van je medewerkers.

LINKEDIN APPICAL FINAL_BLUE_NL

2. Tools voor documentoverzichten


Wanneer je de checklist hebt afgewerkt, moet je met de medewerker afspraken maken over eventuele overeenkomsten zoals niet-concurrentiebedingen en niet-openbaarmakingen. Bespreek de vereisten van deze overeenkomsten met de medewerker voordat deze vertrekt. Bespreek ook eventuele sancties die van toepassing zijn als een overeenkomst wordt geschonden. Geef de vertrekkende medewerker alle nodige kopieën mee. 

Andere documenten moeten mogelijk worden herzien, afhankelijk van de voorwaarden voor het vertrek van de medewerker. Het is belangrijk dat deze allemaal gemakkelijk toegankelijk zijn in de cloud. Bekijk bijvoorbeeld eens de specifieke DocuSign Agreement Cloud-tool voor Human Resources van onze partner Docusign. Hiermee worden processen voor overeenkomsten met medewerkers gekoppeld, geautomatiseerd en versneld, zodat jij je tijd kunt besteden aan mensen, niet aan administratie. 

3. Tools voor enquêtes


Er moeten gegevens worden verzameld van elke medewerker die het bedrijf verlaat. De beste manier om deze gegevens te verzamelen is via enquête tools voor offboarding, zoals Google Forms of Typeform

Je kunt deze enquêtes anoniem laten invullen, zodat medewerkers eerder bereid zijn waardevolle informatie en bruikbare observaties te delen. Zo kun je te weten komen waarom medewerkers het bedrijf verlaten en kun je het beleid hierop afstemmen om te voorkomen dat anderen vertrekken. 

Inzicht in het concurrentievermogen ten opzichte van andere bedrijven is ook essentieel: beloningspakketten, vakantietijd, enzovoort. Het is ook handig om te weten naar wie  talentvolle medewerkers overstappen.

Algemene enquêtevragen om gegevens over offboarding te verzamelen:

  • Waarom en wanneer ben je op zoek gegaan naar een andere baan?
  • Welk voordeel heeft de nieuwe baan waardoor je hebt besloten om het bedrijf te verlaten?
  • Wat hadden we beter kunnen doen?
  • Wat hadden we kunnen doen om je te behouden voor het bedrijf?
  • Welke dingen had je leidinggevende beter kunnen doen?
  • Hoe beoordeel je de bedrijfscultuur op een schaal van 1 tot 10?
  • Hoe intensief was de werkdruk op een gemiddelde dag? Geef een cijfer op een schaal van 1 tot 10.
  • Kreeg je de nodige middelen om je werk te kunnen doen?
  • Zou je ooit overwegen om terug te keren naar dit bedrijf?
  • Was de verantwoordelijkheid goed verdeeld onder de collega's?
  • Wat was het beste en slechtste onderdeel van je baan? 
  • Zou je ons bedrijf aanbevelen aan een kennis?

     

    4. Eén gestroomlijnde tool waar en wanneer je wilt

Veel leidinggevenden volgen de trend en pakken de uitdagingen van offboarding aan door te kiezen voor één offboarding-tool

Je kunt je offboarding-proces automatiseren en stroomlijnen met het Appical-platform, zodat je tijd bespaart bij het invullen, archiveren en terugvinden van documenten. Laat je vertrekkende medewerker alleen inhoud ontgrendelen wanneer deze nodig is, zodat de hoeveelheid informatie wordt verminderd en de acceptatie geoptimaliseerd. 

Het Appical-platform biedt een complete oplossing met ingebouwde checklist, enquête voor feedback, veilig delen van documenten en nog veel meer!

NL_Offboarding_Journey

Je kunt ook een demo bij ons aanvragen of meer informatie krijgen over onze offboarding-tool. Klik hier. Offboarding is te belangrijk om toe te vertrouwen aan papieren formulieren en spreadsheets. Nu kun je het offboarding-proces van een medewerker automatiseren en perfect afstemmen op uw behoeften.

 

 

 

 

 

Geef nieuwe medewerkers een onvergetelijke onboarding

Hoe werk je richting het ultieme onboarding programma voor nieuwe medewerkers? Ontdek in dit eBoek wat onboarding is en waarom het belangrijk is voor je organisatie om nieuwe medewerkers een goede onboarding te geven. Download het eBoek nu!

Onboarding new employees NL

Maak de stap naar digitale onboarding.

Ontdek hoe ons platform jou kan helpen in de transitie.