Waarom je het offboardingproces niet mag vergeten

Hoeveel aandacht besteedt je organisatie aan medewerkers die weggaan? De processen rondom werving, selectie en onboarding zijn bij veel bedrijven inmiddels wel op orde is, maar hoeveel bedrijven besteden echt aandacht aan een uittredende werknemer? Onderzoek van SBI Research geeft aan dat offboarding wel 8x minder aandacht krijgt dan onboarding. Meestal blijft het beperkt tot het overdragen van kennis aan collega’s die taken en projecten overnemen, het inleveren van alle zaken die bedrijfseigendom zijn en een exit-interview op de laatste dag. Waarom is offboarding dan zo belangrijk en wat zijn tips om zelf aan de slag te kunnen met offboarding?

 

Als jouw organisatie van begin tot eind een consistente werknemerservaring biedt aan medewerkers, geef je de boodschap af dat je doet wat je beloofd. Daarmee geef je ook een duidelijk signaal af dat medewerkers een belangrijk onderdeel zijn van je organisatie. Door de tijd te nemen voor een effectief offboarding-proces, toon je aan huidige en toekomstige medewerkers dat jouw bedrijf hun persoonlijke bijdrage en inzet waardeert.

 

Waarom is offboarding belangrijk?

Terwijl onboarding, opleidingsmogelijkheden en prestatiebeheer inmiddels veel aandacht krijgen van HR, krijgt het structureren van het offboarding-proces minder aandacht. Maar offboarding is een essentieel onderdeel voor het behouden van de reputatie van je organisatie, het optimaliseren van de werkervaring van huidige en vertrekkende medewerkers en het behouden van netwerkmogelijkheden.

 

Behouden van een goede werkgeversreputatie

Wanneer een werknemer vertrekt zijn er twee mogelijkheden. Hij of zij wordt een ambassadeur of een antagonist van je organisatie. Ambassadeurs zullen lovend over je spreken en jouw bedrijf aanbevelen bij vrienden en kennissen. Antagonisten zullen je aan niemand aanbevelen, en dat kan op de lange termijn pijn doen. Offboarding zet je in met het doel om alle werknemers die vertrekken, als merkambassadeurs de deur uit te laten gaan. 

 

Lees ook de blog: Vertrekkers zijn net zo waardevol als nieuwkomers

 

Een effectief offboarding-proces

Werknemers nemen ontslag om een verscheidenheid aan redenen, van persoonlijk tot professioneel en alles daartussenin. En natuurlijk heb je ook mensen die met pensioen gaan. Wat de reden ook is, werknemers die weggaan, kunnen je een schat aan waardevolle informatie bieden. De pech is echter dat je zonder een goed offboarding-proces geen toegang hebt tot hun kennis en informatie hebt.

 

Een effectief offboarding-proces helpt de kans te verkleinen dat een medewerker zijn/haar kennis ‘meeneemt’. Door middel van een gestructureerde aanpak kun je voorkomen dat iemand de organisatie verlaat zonder specifieke of specialistische kennis over te dragen aan collega’s. Stel daarom een gezamenlijk plan op om de kennis van de medewerker over te dragen aan collega’s die rol gaan vervullen.

 

Andere doelen van een offboarding-programma

Waarom zijn formele offboarding-programma's zo belangrijk? De werknemer heeft tenslotte al besloten om te vertrekken. Het doel van offboarding is niet om een ​​vertrekkende medewerker terug te winnen, maar om de volgende doelen te bereiken:

 

  • Zorg ervoor dat de kennis van de vertrekkende medewerker wordt overgedragen aan andere medewerkers van de organisatie.
  • Medewerkers met een goed gevoel het bedrijf verlaten. Geef in de offboarding tijd en ruimte om eventuele pijnpunten bespreekbaar te maken en zorg dat vertrekkende medewerkers een zo positief mogelijke perceptie hebben van de organisatie.
  • Begrijpen welke perceptie van de organisatie de medewerker heeft en wat de sterke en zwakke punten zijn. Zo kun je bepalen hoe deze kunnen worden verbeterd.
  • Laat de deur open voor "boemerang" -medewerkers die in de toekomst misschien willen terugkeren naar uw bedrijf.

 

Tips om aan de slag te gaan met offboarding

Indien je zelf aan het offboarding-programma wilt werken neem dan de volgende vier tips mee:

 

1. Start met een offboarding-checklist 📋

Maak een checklist waarmee je alle benodigde offboarding stappen direct kunt afvinken. Het hebben van een checklist is zeker voor offboarding handig omdat je verschillende rollen hebt en vaak ook nog maar enkele weken voor de medewerker zijn/haar laatste dag heeft. Zo moet HR worden ingelicht en zorgen dat alle administratieve zaken worden afgehandeld en geadministreerd, moet IT weten wanneer de rechten voor programma’s moeten worden ingetrokken of overgezet en moet de manager zorgen dat kennis geborgd blijft en taken en projecten volledig en tijdig worden overgedragen. Een handige checklist kan het proces al een stuk beter structureren. Appical heeft er vast een gemaakt die je hier kunt downloaden. 

 

2. Plan tijdig een exit interview, dit is een zeer waardevolle bron om informatie op te halen ⏳

Het klinkt eenvoudig, maar vaak is dit een interview wat nog snel op de laatste dag ingepland wordt.

Beter is het om dit al in te plannen zodra je weet wat de laatste werkdag zal zijn, zodat beide partijen de agenda vooraf weten en het gesprek goed kunnen voorbereiden. Het tijdig inplannen zorgt dat een medewerker langer de tijd heeft om te reflecteren op zijn/haar tijd bij de organisatie en vragen gerichter kan beantwoorden. Als je vast een aantal standaard vragen wilt opnemen hebben we hier een handige lijst met standaard en aanvullende exit interview vragen voor je.

 

3. Iedere vertrekkende werknemer doorloopt het offboarding-programma, daarbij maakt het niet uit of de werknemer vrijwillig of gedwongen vertrekt.

Uiteraard is dit geen wetmatigheid, maar probeer iedereen een gelijke behandeling te geven. Ook medewerkers die gedwongen vertrekken hebben nuttige informatie en taken die overgedragen moeten worden. Daarnaast hebben zij een bijdrage geleverd aan je bedrijf, geef daar in ieder geval een stuk waardering voor terug.

 

4. Blijf actief in contact met ex-medewerkers die hier behoefte aan hebben. 📱

Bouw aan een netwerk van merkambassadeurs op die jouw organisatie kunnen promoten bij nieuwe collega’s of vrienden en kennissen die werk zoeken. Op de middellange termijn levert je dat een toestroom van potentiële kandidaten op. Dit scheelt in kosten voor werving, is duurzaam inzetbaar en referral kandidaten zijn over het algemeen beter. Het onderzoek ‘De stand van Werven 2019/2020’ van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie geeft aan dat referral recruitment nog altijd de nummer 2 bron is om kwalitatief goede kandidaten te vinden. Tevens wijst het onderzoek uit dat van de via referral recruitment aangenomen kandidaten 1 op de 4 een ‘outperformer’ is geworden. Dus benut het momentum om je vertrekkende collega’s als merkambassadeur te laten vertrekken!

 

Samengevat

Mocht je nog geen gestructureerd offboarding-programma hebben, ga er dan zo snel mogelijk mee aan de slag om dit in jouw organisatie uit te rollen! Zorg dat kennis behouden blijft, dat projecten en taken goed worden overgedragen aan collega’s en je terugkoppeling verzamelt over de organisatie in een exit interview. En boven alles, zorg dat de medewerker zich gewaardeerd voelt en met een goed gevoel, en hopelijk als merkambassadeur, je organisatie zal verlaten.

 

Wil je meer weten over offboarding, leer hier meer over hoe je het offboarding-proces via de Appical app kunt inzetten of lees de casus van Carl Zeiss over hun offboarding-programma.

Geef nieuwe medewerkers een onvergetelijke onboarding

Hoe werk je richting het ultieme onboarding programma voor nieuwe medewerkers? Ontdek in dit eBoek wat onboarding is en waarom het belangrijk is voor je organisatie om nieuwe medewerkers een goede onboarding te geven. Download het eBoek nu!

Onboarding new employees NL

Maak de stap naar digitale onboarding.

Ontdek hoe ons platform jou kan helpen in de transitie.