Feature van de maand: Glossary
Feature van de maand: Glossary
In 2018 zijn AMC & VUmc opgegaan in een nieuwe organisatie, Amsterdam UMC. Een nieuwe naam, met 2 locaties. HR-specialist Giselle Straathof neemt je mee in de unieke onboarding ervaring voor nieuwe medewerkers.
"In Amsterdam UMC werken meer dan 15.000 professionals aan goede en toegankelijke zorg. Voor nu, en voor de komende generaties. We behandelen jaarlijks ruim 350.000 patiënten op onze beide locaties. Onze drie kerntaken zijn: academische patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs & opleidingen."
Resultaten met Appical
"De onboarding app is door medewerkers met een 8,5 bekroond."
Gebruikt Appical voor
Nieuwsgierig geworden?
Ik kan je meer vertellen“Eén van de speerpunten van onze fusieorganisatie is werken vanuit onze kracht als één Amsterdam UMC en bouwen aan een sterke gezamenlijke identiteit”, legt Straathof uit. “Daarom stonden wij voor de uitdaging nieuwe medewerkers te verwelkomen bij Amsterdam UMC, met als doel van nieuwe medewerkers Amsterdam UMC-ers te maken. We wilden al in een vroeg stadium starten met het vertellen van het Amsterdam UMC verhaal. Daar spelen we nu op in door middel van de preboarding.”
“Daarnaast lag de focus van de introductiedag voorheen vooral op het klaarstomen van een nieuwe medewerker door veel informatie te zenden. We wilden de informatieoverdracht graag spreiden en de introductiedag in het teken laten staan van een warm welkom en kennismaken met elkaar en de organisatie. De uitdaging is om het gehele onboarding programma voor iedere medewerker, van verpleegkundige tot opleidingscoördinator, van onderzoeker tot secretaresse, interessant te maken.”
“Nadat we tijdens de Appical design sessies met een diverse groep collega’s bepaalt hadden welke informatie waar in de app een plek moest krijgen, gingen we aan de slag met het creëren van nieuwe content. Dat traject was intensief, maar het lukte om binnen anderhalve maand de preboarding in te richten, twee geheel nieuwe Experiences (rondleidingen) te ontwikkelen en de overige onderdelen van de app goed te vullen. In januari 2020 hebben we de onboarding experiences op beide locaties van Amsterdam UMC gelanceerd!”
Op basis van je werklocatie krijg je specifieke informatie over het VUmc of het AMC. Het platform neemt je daarnaast mee voor een rondleiding binnen de gehele organisatie.
Het toepassen van verschillende interactieve elementen maakt de onboarding experience leuk en interessant van begin tot eind. Zo heeft Amsterdam UMC vragen, video's en quizzes toegevoegd.
Er worden ook een aantal feiten getoond die niet iedereen zal weten. Zoals hoeveel handalcohol er jaarlijks gebruikt wordt.
Nieuwe medewerkers leren via een rondleiding de organisatie beter kennen. Onderweg dienen antwoorden op verschillende vragen gevonden te worden om je rondleiding te voltooien.
Om te zorgen dat informatie gestructureerd en gespreid toegankelijk is, bestaat de onboarding experience uit verschillende hoofdstukken. Op het welkomstscherm kunnen nieuwe medewerkers direct zien hoe ver ze al zijn met hun onboarding.
In de onboarding app staan een aantal vragen voor de nieuwe medewerkers waarin zij aan kunnen geven wat ze van de introductie vonden. Op basis van de feedback worden door het onboarding team nieuwe actiepunten opgesteld om de kwaliteit van het onboarding programma te verbeteren. Uit de feedback komt naar voren dat de app nieuwe medewerkers enthousiast maakt om te starten (cijfer: 8,4). Men vindt het leuk om via de app alvast kennis te hebben gemaakt met Amsterdam UMC (cijfer: 8,5) en voelt zich goed op weg geholpen met praktische informatie ter voorbereiding op de eerste werkdag (cijfer: 7,7).
“In de onboarding app vragen we de nieuwe medewerkers wat zij van de onboarding experience vonden. Het Appical platform geeft ons ook de mogelijkheid om veel zaken te automatiseren voor de 150 nieuwe medewerkers die iedere maand beginnen.”
Giselle Straathof, HR-specialist bij Amsterdam UMC
Hieronder een greep uit de reacties die zijn ontvangen:
“Ik ben aangenaam verrast over deze online kennismaking. Het maakt goed duidelijk waar Amsterdam UMC vandaan komt en voor staat. Een helikopterview die me gaat helpen in mijn nieuwe baan.”
“Ik vond het echt super leuk en heel leerzaam. Ik voelde me gelijk welkom.”
“Ik vind het een hele leuke manier van kennismaken met het Amsterdam UMC; compliment voor deze opzet.”
“In de toekomst zullen we de onboarding app nog verder inrichten voor specifieke functiegroepen. De informatie is vaak zo geschreven dat het voor alle medewerkers interessant en relevant is. We willen meer verdieping aanbrengen per functiegroep, zodat de informatie nog beter aansluit bij de behoefte.”
Straathof vervolgt: “Daarnaast start er op beide locaties maandelijks een handvol internationale medewerkers. We bieden de app daarom aan in twee talen. Recent hebben we de app geactualiseerd en veel nieuwe informatie toegevoegd. Een actie voor de korte termijn is het vertalen van deze updates, zodat de informatie ook voor onze internationale medewerkers te begrijpen is.”
Sinds half maart 2020, enkele maanden na de lancering van de Amsterdam UMC app, zijn de reguliere introductiebijeenkomsten op locatie komen te vervallen. De app maakte het mogelijk om toch een goed digitaal onboarding programma neer te zetten.
Daarnaast is recent gestart met een doorlopend Onboarding Onderzoek. Door middel van het Onboarding Onderzoek worden toekomstige collega’s geholpen bij het vinden van hun weg in een grote organisatie als het Amsterdam UMC. Zes weken na indiensttreding ontvangen zij standaard een korte online vragenlijst. Hiermee worden de ervaringen van nieuwe medewerkers in kaart gebracht, waaronder hun ervaring met de onboarding app. Op deze manier kunnen concrete acties uitgevoerd worden die het onboarding programma verbeteren.
Nadja Alekseeva, HR Policy Advisor
Empower medewerkers met het toonaangevende platform
Waarom Appical?Schrijf je in voor de nieuwsbrief