Interactieve onboarding bij Amsterdam UMC

In 2018 zijn AMC & VUmc opgegaan in een nieuwe organisatie, Amsterdam UMC. Een nieuwe naam, met 2 locaties. HR-specialist Giselle Straathof neemt je mee in de unieke onboarding ervaring voor nieuwe medewerkers.

"In Amsterdam UMC werken meer dan 15.000 professionals aan goede en toegankelijke zorg. Voor nu, en voor de komende generaties. We behandelen jaarlijks ruim 350.000 patiënten op onze beide locaties. Onze drie kerntaken zijn: academische patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs & opleidingen."

Resultaten met Appical

"De onboarding app is door medewerkers met een 8,5 bekroond."

Gebruikt Appical voor

Preboarding Onboarding
050821ZN-[EN+NL] - Zeiss - Joost

Nieuwsgierig geworden?

Ik kan je meer vertellen

Wat was jullie uitdaging op het gebied van pre- & onboarding?

“Eén van de speerpunten van onze fusieorganisatie is werken vanuit onze kracht als één Amsterdam UMC en bouwen aan een sterke gezamenlijke identiteit”, legt Straathof uit. “Daarom stonden wij voor de uitdaging nieuwe medewerkers te verwelkomen bij Amsterdam UMC, met als doel van nieuwe medewerkers Amsterdam UMC-ers te maken. We wilden al in een vroeg stadium starten met het vertellen van het Amsterdam UMC verhaal. Daar spelen we nu op in door middel van de preboarding.”

“Daarnaast lag de focus van de introductiedag voorheen vooral op het klaarstomen van een nieuwe medewerker door veel informatie te zenden. We wilden de informatieoverdracht graag spreiden en de introductiedag in het teken laten staan van een warm welkom en kennismaken met elkaar en de organisatie. De uitdaging is om het gehele onboarding programma voor iedere medewerker, van verpleegkundige tot opleidingscoördinator, van onderzoeker tot secretaresse, interessant te maken.” 

Hoe zijn jullie te werk gegaan om de onboarding app te ontwikkelen?

“Nadat we tijdens de Appical design sessies met een diverse groep collega’s bepaalt hadden welke informatie waar in de app een plek moest krijgen, gingen we aan de slag met het creëren van nieuwe content. Dat traject was intensief, maar het lukte om binnen anderhalve maand de preboarding in te richten, twee geheel nieuwe Experiences (rondleidingen) te ontwikkelen en de overige onderdelen van de app goed te vullen. In januari 2020 hebben we de onboarding experiences op beide locaties van Amsterdam UMC gelanceerd!”

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - Visual welcome

Een korte rondleiding door de
Amsterdam UMC pre- & onboarding app

Welkom bij de club!

Op basis van je werklocatie krijg je specifieke informatie over het VUmc of het AMC. Het platform neemt je daarnaast mee voor een rondleiding binnen de gehele organisatie.

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - Welcome To the club

Interactieve elementen

Het toepassen van verschillende interactieve elementen maakt de onboarding experience leuk en interessant van begin tot eind. Zo heeft Amsterdam UMC vragen, video's en quizzes toegevoegd.

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - Interactive elements

Wist je dat?

Er worden ook een aantal feiten getoond die niet iedereen zal weten. Zoals hoeveel handalcohol er jaarlijks gebruikt wordt.

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - Did you know

De rondleiding

Nieuwe medewerkers leren via een rondleiding de organisatie beter kennen. Onderweg dienen antwoorden op verschillende vragen gevonden te worden om je rondleiding te voltooien.

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - The tour

Spreiding van informatie

Om te zorgen dat informatie gestructureerd en gespreid toegankelijk is, bestaat de onboarding experience uit verschillende hoofdstukken. Op het welkomstscherm kunnen nieuwe medewerkers direct zien hoe ver ze al zijn met hun onboarding.

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - Complete the onboarding exp

Hoe vinden nieuwe medewerkers de app?

In de onboarding app staan een aantal vragen voor de nieuwe medewerkers waarin zij aan kunnen geven wat ze van de introductie vonden. Op basis van de feedback worden door het onboarding team nieuwe actiepunten opgesteld om de kwaliteit van het onboarding programma te verbeteren. Uit de feedback komt naar voren dat de app nieuwe medewerkers enthousiast maakt om te starten (cijfer: 8,4). Men vindt het leuk om via de app alvast kennis te hebben gemaakt met Amsterdam UMC (cijfer: 8,5) en voelt zich goed op weg geholpen met praktische informatie ter voorbereiding op de eerste werkdag (cijfer: 7,7). 

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - Giselle
“In de onboarding app vragen we de nieuwe medewerkers wat zij van de onboarding experience vonden. Het Appical platform geeft ons ook de mogelijkheid om veel zaken te automatiseren voor de 150 nieuwe medewerkers die iedere maand beginnen.”

Giselle Straathof, HR-specialist bij Amsterdam UMC

Wat voor reacties geven nieuwe medewerkers op de ‘Amsterdam UMC Experiences’ en app?

Hieronder een greep uit de reacties die zijn ontvangen:

“Ik ben aangenaam verrast over deze online kennismaking. Het maakt goed duidelijk waar Amsterdam UMC vandaan komt en voor staat. Een helikopterview die me gaat helpen in mijn nieuwe baan.” 

“Ik vond het echt super leuk en heel leerzaam. Ik voelde me gelijk welkom.”

“Ik vind het een hele leuke manier van kennismaken met het Amsterdam UMC; compliment voor deze opzet.”

050821ZN-[EN+NL] - Amsterdam UMC - Advantages

Kerngetallen

Totaal aantal medewerkers

15.000

Aantal nieuwe medewerkers per jaar

1.800

Onboard wordt beoordeeld met een

8,5

Duur project van start tot lancering

8 weken

Hoe gaan jullie in de toekomst de onboarding app verder inzetten?

“In de toekomst zullen we de onboarding app nog verder inrichten voor specifieke functiegroepen. De informatie is vaak zo geschreven dat het voor alle medewerkers interessant en relevant is. We willen meer verdieping aanbrengen per functiegroep, zodat de informatie nog beter aansluit bij de behoefte.” 

Straathof vervolgt: “Daarnaast start er op beide locaties maandelijks een handvol internationale medewerkers. We bieden de app daarom aan in twee talen. Recent hebben we de app geactualiseerd en veel nieuwe informatie toegevoegd. Een actie voor de korte termijn is het vertalen van deze updates, zodat de informatie ook voor onze internationale medewerkers te begrijpen is.”

Wat zijn stappen die jullie hebben gezet na de lancering?

Sinds half maart 2020, enkele maanden na de lancering van de Amsterdam UMC app, zijn de reguliere introductiebijeenkomsten op locatie komen te vervallen. De app maakte het mogelijk om toch een goed digitaal onboarding programma neer te zetten. 

Daarnaast is recent gestart met een doorlopend Onboarding Onderzoek. Door middel van het Onboarding Onderzoek worden  toekomstige collega’s geholpen bij het vinden van hun weg in een grote organisatie als het Amsterdam UMC. Zes weken na indiensttreding ontvangen zij standaard een korte online vragenlijst. Hiermee worden de ervaringen van nieuwe medewerkers in kaart gebracht, waaronder hun ervaring met de onboarding app. Op deze manier kunnen concrete acties uitgevoerd worden die het onboarding programma verbeteren.

Meer organisaties die
met Appical werken

030821ZN-[EN+NL] - Holland Casino - Nadja Alekseeva

"Binnen de hospitality branche maken medewerkers het verschil. Wij vinden het belangrijk om onze gasten een warm welkom en een 9+ ervaring te geven en geloven er sterk in dat dit alleen kan als je dit ook voor de medewerkers doet en deze app levert hier een belangrijke bijdrage aan."

Nadja Alekseeva, HR Policy Advisor

030821ZN-[EN+NL] - CTA Banner - Joost

Genoeg gelezen?

Soms is menselijk contact nu eenmaal fijner