Autoriteit Financiële Markten: 'Met de onboarding app houden we de nieuwkomer betrokken'

Autoriteit Financiële Markten (AFM) stond voor een uitdaging. Zorgen voor een sterkere binding met nieuwe medewerkers nadat het contract is getekend, én ze niet overspoelen met informatie. Deze uitdagingen werden in één keer aangepakt met het gebruik van een onboarding app. "We hebben zowel van nieuwe als bestaande medewerkers ongelooflijk veel positieve reacties gekregen!"

Resultaat met Appical

"De app bevestigt onze employer branding!"

Gebruikt Appical voor:

Preboarding

Nieuwsgierig geworden?

Ik vertel je graag meer

Een tsunami aan informatie op de eerste dag

Autoriteit Financiële Markten (AFM) is de gedragstoezichthouder van de gehele financiële marktsector: sparen, beleggen, lenen en verzekeren. Met het gedragstoezicht wil AFM een bijdrage leveren aan het goed functioneren van de financiële markten. In totaal werken er iets minder dan 700 medewerkers en jaarlijks worden 60 tot 80 nieuwe collega’s aangenomen.

Binnen AFM werd het duidelijk dat ze nieuwe medewerkers soms uit het oog verloren na het tekenen van het contract. "Nieuwe collega's zijn vaak druk met het afronden van hun huidige werk. Je wil dat lijntje aan blijven houden, zonder dat je zelf elke keer mailt of belt", laat Linda Brandenburg weten. Linda is werkzaam bij AFM als corporate recruiter, en is verantwoordelijk voor het gehele wervingsproces.

Maar dit was niet het enige waar AFM tegenaan liep. "De introductiedag was eigenlijk een dag waarop zoveel mogelijk afdelingen binnen het bedrijf hun verhaaltje wilden doen. De nieuwe medewerkers kregen een tsunami aan informatie over hen heen. Vanuit recruitment stonden wij daar niet achter, wetende dat dat geen fijne binnenkomer is voor nieuwe medewerkers."

Van een korte introductie naar een gehele preboarding

Eerst werd de app bij AFM alleen ingezet voor de eerste dag, waarbij nieuwe medewerkers een quiz konden doen en een rondleiding kregen door het pand. Dit zorgde niet voor voldoende toegevoegde waarde, dus besloot Linda het gesprek aan te gaan over een uitbreiding. Hier kwam meer vaart achter toen corona om de hoek kwam kijken, omdat collega's niet meer naar kantoor kwamen en daarom extra baat hadden bij de app.

Uiteindelijk is de app uitgebreid naar een gehele preboarding ervaring. "Een consultant van Appical heeft dit helemaal met ons doorgenomen. Daarnaast hebben we suggesties gehad van gebruikers en nieuwe medewerkers die meeluisterden tijdens de gesprekken."

Het was voor AFM belangrijk om een balans te vinden tussen een laagdrempelige, vrolijke app met GIF'jes - en tegelijkertijd toch de professionele uitstraling te behouden die hoort bij het bedrijf. Hierdoor duurde het iets langer voor de app live ging, maar mét resultaat!

Informatie wordt op verschillende momenten vrijgegeven

Hoe ziet de onboarding app eruit? Heel concreet: er wordt uitgelegd wat AFM is én doet. En er wordt verteld op welke domeinen er toezicht wordt gehouden. Daarnaast komt er een stukje welzijn en vitaliteit naar voren, dit is een belangrijk aandachtspunt binnen AFM. "De app laat zien hoe medewerkers zich verder kunnen ontplooien en ontwikkelen en focust zich daardoor ook op de persoonlijke groei."

En vlak van te voren - een week voordat ze starten - krijgen nieuwe medewerkers praktische informatie. "Hoe is de lunch geregeld bij ons? Hoe zit het met de dresscode? En wat moet je doen tijdens je eerste werkdag? Het zijn van die praktische dingen die je mogelijk niet durft te vragen. Dus ook: wanneer wordt je salaris uitbetaald? Zo’n vraag die mensen nooit stellen, maar waarvan het wel handig is om het antwoord te hebben."

Time-based unlocking: zo werkt het

"Een groot pluspunt van dit alles", vertelt Linda, "is dat de informatie niet allemaal tegelijkertijd over de bühne wordt gegooid, maar gefaseerd kan worden. Er zijn verschillende modules en de informatie kan op verschillende momenten in die periode worden vrijgegeven."

"Met time-based unlocking stel je in wanneer bepaalde content vrijkomt voor je nieuwe collega: bijvoorbeeld een maand voor de startdatum of de dag ervoor. Soms zitten er wel 2 maanden tussen het moment van tekenen en de eerste werkdag. Met deze feature houden we de nieuwkomer betrokken en we checken meteen even of iemand nog enthousiast is!”

Specifieke rollen binnen het preboarding proces van AFM

"Vanuit recruitment versturen we een algemene mail met praktische informatie. Hierin vinden nieuwe werknemers leuke informatie met linkjes waarop ze kunnen klikken. En ze komen erachter hoe ze zich kunnen voorbereiden op de introductiedag ('welke vraag wil jij ons bestuurslid stellen?')"

"De manager neemt ook contact op met de kandidaat, nog voor de eerste werkdag. Dit is telefonisch of per mail. Om even in te checken maar ook om een aantal praktische zaken te regelen, zoals het klaarzetten van de laptop en mobiele telefoon."

Een kijkje in de preboarding
app van de Autoriteit Financiële Markten

Welkom bij AFM!

Nieuwe medewerkers zien al op het beginscherm een video waarin de bestuursvoorzitter hen persoonlijk welkom heet. Zodra ze de twee stories induiken, worden ze verder voorbereid op hun nieuwe avontuur, zoals hoe de eerste dagen bij de AFM eruitzien. Maar ook: bij wie kun je terecht met vragen? En ze kunnen feedback op de sollicitatieprocedure geven.

Het verhaal van AFM

In de eerste ‘story’ kunnen medewerkers zich alvast inlezen over bijvoorbeeld de strategie, geschiedenis, de organisatiestructuur en meer. En de nieuwe medewerker is zelf aan zet in de verschillende quizjes: kennen zijn de missie en kernwaarden van AFM al?

Groei & Welzijn

Hoe zit het met je welzijn als je bij AFM komt werken? Als nieuwe medewerker lees je in de volgende hoofdstukken hoe de organisatie gezond leven en werken faciliteert. En op welke manier AFM aandacht besteedt aan talent- en leiderschapsontwikkeling.

Een week voor je start

In de tweede module ontvangt de nieuwe medewerker alle informatie die handig is voor de daadwerkelijke start. Denk aan de dresscode (spoileralert: ze hebben er geen) en wat je moet meenemen op je eerste werkdag.

“Soms zit er wel 2 maanden tussen het moment van tekenen van het contract en de eerste werkdag. Met time-based unlocking houden we de nieuwkomer betrokken door steeds iets meer content beschikbaar te maken in de app!”

Linda Brandenburg, Corporate Recruiter bij AFM

Welke geluiden hoor je van collega's?

Zowel intern als van nieuwe medewerkers hebben we ongelooflijk veel positieve reacties gekregen. Een van de reacties:

“De preboarding app geeft je van tevoren een beeld van wat je kunt verwachten van werken bij de AFM. De app neemt je bijvoorbeeld mee in de ambities en de kernwaarden van de organisatie. Superhandig!” - Rob

"Zelf verwachtte ik dat de tool gebruiksvriendelijk was om mee te werken", voegt Linda toe. "Je moet er tenslotte zelf mee aan de slag gaan. En ik verwachtte dat het een interactieve tool is. Dus dat de app niet alleen statische informatie overbrengt, en meer opties biedt dan alleen maar tekst en afbeeldingen. En dat biedt het."

Wist je dat...

De AFM trots is op hun World-class Workplace!-keurmerk, dat aangeeft dat medewerkers bovengemiddeld graag bij de AFM werken?
Het een grote misvatting is dat de AFM een stijve, bureaucratische, ambtelijke en hiërarchische cultuur heeft? Het tegenovergestelde is waar! De cultuur van de AFM kenmerkt zich als open met korte communicatielijnen, “hiërarchie op papier, maar niet op de werkvloer”.
De man/vrouw verhouding nagenoeg 50/50 is en de gemiddelde leeftijd van de werknemers 42 jaar?
De AFM veel aandacht heeft voor vitaliteit en een gezonde werk-privébalans?