Een zorgeloze start dankzij de onboarding app van Provincie Drenthe

De Provincie Drenthe creëerde een onboarding app met twee duidelijke doelen: een connectie behouden in de periode voor de eerste werkdag en het vrijgeven van de juiste informatie op het juiste moment. Lees hoe de organisatie de app opzette.

Resultaat met Appical

"Gemiddeld geven nieuwe werknemers een 8.5 voor de app"

Gebruikt Appical voor:

Preboarding Onboarding
Appical expert

Nieuwsgierig geworden?

Ik vertel je graag meer

Een zorgeloze start

De provincie Drenthe doet belangrijk werk voor de inwoners van Drenthe. Zo zorgt de provincie voor de inrichting van natuurgebieden en het onderhoud van provinciale wegen en vaarwegen. Hiernaast steunt het allerlei organisaties. Theaters, musea, bibliotheken en organisaties die zich bezighouden met de Drentse taal, maar ook instellingen op het gebied van bijvoorbeeld economie, innovatie, natuur en sport. 

Tycho Burggraaf is medewerker P&O bij de provincie. Voor hem begint het onboarding proces bij het arbeidsvoorwaardengesprek. Dit is het eerste contact na de sollicitatiegesprekken met de medewerker en P&O. “Tijdens dit gesprek informeren we de nieuwe medewerkers zo goed mogelijk en nodigen we ze direct uit voor de app.”

“Het is ontzettend belangrijk dat iemand zich vanaf het eerste moment betrokken en thuis voelt in de organisatie. Dit probeer ik samen met mijn andere collega zo goed mogelijk te doen. We willen dat nieuwe medewerkers een zorgeloze start ervaren zodat ze met duidelijkheid beginnen aan hun nieuwe avontuur."

Medewerkers worden niet langer in het diepe gegooid

Voor de onboarding app live ging, was er enkel een introductieochtend op de eerste dag. Hier sprak de nieuwe werknemer met  de provinciesecretaris, P&O en 2 teammanagers. “Zij vertelden wat het werk inhield en daar hield de onboarding eigenlijk op. We kregen feedback dat mensen het gevoel kregen dat ze in het diepe werden gegooid. 

Je kunt in één ochtend nooit alle informatie kwijt die je aan een nieuwe werknemer wilt meegeven. Binnen de organisatie hebben we veel verschillende regelingen, systemen en functies. We hebben gekozen om deze informatie in delen vrij te geven zodat ze niet overrompeld worden en langzaam maar zeker bekender worden met onze werkwijze.

De app heeft twee primaire doelen: de werknemer geleidelijk voorzien van informatie en tegelijkertijd de connectie behouden na het arbeidsvoorwaardengesprek. “Er ontstaat bij de nieuwe medewerker een gat van 1 tot 2 maanden na een eerste arbeidsvoorwaardengesprek waarbij je eigenlijk geen connectie met de organisatie hebt. Via de app kun je in de tussentijd toch nog iets opsteken en op de eerste dag al voldoende op de hoogte zijn.” 

Provincie Drenthe visual 2

Een mix van online en offline

“Onze onboarding app sluit voor een groot deel aan bij de introductiedag. Dit betekent dat als medewerkers up-to-date zijn in de app, ze een voorsprong hebben tijdens de introductiedag bij de verschillende spellen die we spelen. Zo kan de medewerker al een aantal vragen goed beantwoorden in het Drents Provinciespel. Op die manier zorgen we voor een mix tussen online en offline.”

Omdat er zoveel verschillende functies zijn binnen de provincie, is het bijna niet te doen om voor alle specifieke functies een verhaallijn te maken. “Alleen al binnen één team is dit een uitdaging! Er zijn bij ons 18 teams en binnen een team zijn er gemiddeld 20 functies. Wij vinden iemand die bij ons de tuinen doet net zo belangrijk als iemand die beleid implementeert. Om deze reden hebben we ervoor gekozen om iedereen dezelfde informatie te geven. Zo is de ervaring voor iedereen hetzelfde!”

Provincie Drenthe visual-3

Een multi-inzetbare app

“Op dit moment gebruiken we Appical voor de pre- en onboarding. En we willen Appical in de toekomst ook inzetten bij de offboarding. We voeren altijd exitgesprekken, maar net als bij de introductiedag voorheen komt dat al snel op een laag pitje te staan en besteden we er minder aandacht aan. Het is een krappe arbeidsmarkt en je wilt natuurlijk ook weten waarom mensen weggaan. Via Appical kunnen we deze informatie op één centraal punt uitvragen en vastleggen.”

“We maken veel gebruik van video en afbeeldingen omdat dat natuurlijk leuker is dan enkel platte tekst. We hebben daarnaast veel interactieve pagina’s, zoals een quiz over de dresscode. Het scheelt dat de informatie in behapbare porties is verdeeld. Je hoeft niet in één keer alles te doorlopen.”

Een kijkje in de onboarding
app van Provincie Drenthe

Welkom bij de provincie

De app begint met praktische informatie over de app en de introductiedag. We delen informatie over wie we zijn en wat we doen binnen de Provincie. En we benoemen kort de voordelen en secundaire arbeidsvoorwaarden, aangezien iemand net het arbeidsvoorwaardengesprek heeft gehad.

Provincie Drenthe Mockup e

Voorbereiden op de eerste dag

Daarna volgt praktische informatie als: Hoe kom je bij het Provinciehuis? En wat zijn je werktijden? We besteden aandacht aan hybride werken en de verschillende werkplekken en vergaderruimtes. Dit ondersteunen we met een tour.

Provincie Drenthe Mockup

De eerste dagen

Dit deel gaat vooral over privacy en dataveiligheid. Dat is bij ons een zeer belangrijk onderdeel en moet bij een provincie uiteraard goed geborgd worden. Daarom komt het direct op de eerste werkdag aan bod. We behandelen daarnaast alle verschillende systemen en tools die we gebruiken.

Provincie Drenthe Mockup 1

Na je eerste week

Hier komen opleidingen, het persoonlijk ontwikkelbudget en digitale trainingen aan bod. Ook stellen we de bedrijfsarts, vertrouwenspersoon en maatschappelijk werker voor. Inclusief een foto, zodat ze direct weten wie ze voor zich hebben.

Provincie Drenthe Mockup 2
Provincie Drenthe - quoter
“Er ontstaat bij de nieuwe medewerker een gat van 1-2 maanden na een eerste arbeidsvoorwaardengesprek, waarbij je eigenlijk geen connectie met de organisatie hebt. Via de app kun je in de tussentijd toch nog iets opsteken en op de eerste dag al voldoende op de hoogte zijn.”

Tycho Burggraaf, medewerker P&O

Wat levert de app ons op?

“Het aantal vragen van nieuwe medewerkers voor en net na indiensttreding zijn met minimaal 50% afgenomen. Medewerkers weten waar ze de benodigde informatie kunnen vinden. Dit scheelt ons natuurlijk veel tijd."

"Daarnaast is de algemene beoordeling van de app heel hoog, in de rapportages zien we alleen maar cijfers van 8,5 en hoger!"

Provincie Drenthe visual-1

Wist je dat...

  • We in Drenthe maar liefst 14 Natura 2000-gebieden hebben? Deze maken deel uit van een Europees netwerk van natuurgebieden waar diersoorten en plantensoorten voorkomen die belangrijk zijn voor de biodiversiteit.
  • We sinds kort bij de provincie Drenthe onze eigen studio hebben? Hier worden live actualiteiten of belangrijke thema’s gepresenteerd aan collega’s.

Meer bedrijven die
met Appical werken

Noor Zoontjens

"Ons doel is om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven en informatie op een leuke manier over te brengen. Met een warm welkom bedoel ik dat nieuwe mensen zich geen zorgen maken over hun eerste werkdag en dat ze een fijne start bij de Gemeente Vught hebben."

Gemeente Vught

Noor Zoontjens, Adviseur HR

Appical's own Annemarie

Even bellen?

We leggen je alles uit over ons platform (helemaal gratis natuurlijk)